干部檔案信息化建設(shè)工作

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門(mén)和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門(mén)。因此，作為管檔部門(mén)要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門(mén)收集歸檔，不能被動(dòng)等待，避免材料形成時(shí)間過(guò)長(zhǎng)未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
2.建立部門(mén)人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門(mén)人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門(mén)設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評(píng)聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書(shū)及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門(mén)或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國(guó)等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對(duì)新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成檔案材料無(wú)法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，盡量避免長(zhǎng)時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)弄虛作假者堅(jiān)決反對(duì)，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對(duì)折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對(duì)過(guò)長(zhǎng)或過(guò)寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對(duì)其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會(huì)被裁到可對(duì)檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過(guò)整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對(duì)于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來(lái)指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識(shí)、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門(mén)聯(lián)系，開(kāi)展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識(shí)，把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng)，保證工作順利開(kāi)展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂(lè)于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

檔案信息化工作總結(jié)

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門(mén)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結(jié)合我館的實(shí)際，始終把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，適時(shí)規(guī)劃，突出重點(diǎn)、有序推進(jìn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面取得了一定的成績(jī)，現(xiàn)將一年來(lái)的工作情況匯報(bào)如下：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。

為進(jìn)一步加強(qiáng)我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》，積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門(mén)溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費(fèi)比較困難的情況下，通過(guò)各種途徑，增加對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬(wàn)元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門(mén)的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對(duì)各單位財(cái)力條件的不同，提出財(cái)力許可的單位一次性投入到位，財(cái)力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計(jì)算機(jī)普及率達(dá)到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達(dá)90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實(shí)施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點(diǎn)，為了使老百姓能及時(shí)享受到黨和國(guó)家出臺(tái)的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重點(diǎn)把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級(jí)52536條、文件級(jí)812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，今年我局投入16萬(wàn)元資金，通過(guò)招投標(biāo)的方式，對(duì)館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁(yè)，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)打下了基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機(jī)讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財(cái)政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)站及政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)網(wǎng)站版面內(nèi)容進(jìn)行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開(kāi)信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€(gè)利用版塊，這樣我們就可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來(lái)重視對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓(xùn)工作。xxxx年我局積極開(kāi)展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)共3次，定期對(duì)各單位專(兼)職檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓(xùn)，努力提高其掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對(duì)新形勢(shì)、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書(shū)》和《江蘇省計(jì)算機(jī)能力二級(jí)證書(shū)》)上崗，努力把我縣檔案隊(duì)伍建設(shè)成既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績(jī)，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強(qiáng)。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)開(kāi)放檔案政府信息公開(kāi)服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過(guò)網(wǎng)上快速查詢，更好服務(wù)社會(huì)大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國(guó)家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)南京市檔案信息化建設(shè)若干意見(jiàn)》等相關(guān)文件要求，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)、以全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)為主線、以省市要求為目標(biāo)，搶抓機(jī)遇、開(kāi)拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門(mén)支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動(dòng)開(kāi)始，便得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時(shí)度勢(shì)，同步開(kāi)展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預(yù)留條件。近年來(lái)，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財(cái)力等多方面給予支持，投入資金160余萬(wàn)元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級(jí)，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，區(qū)政府信息中心辟出專門(mén)IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書(shū)記親自擔(dān)任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長(zhǎng)以及分管副區(qū)長(zhǎng)擔(dān)任中心副主任，足見(jiàn)區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。面向全區(qū)各街道、部門(mén)及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時(shí)，全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門(mén)、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號(hào)召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場(chǎng)所到位,實(shí)現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步達(dá)標(biāo)。

二、購(gòu)置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個(gè)方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。目前共購(gòu)置服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)、投影儀1臺(tái)、交換機(jī)1臺(tái)、顯示屏1臺(tái)、觸摸屏1臺(tái)、刻錄機(jī)3臺(tái)、掃描儀2臺(tái)、打印機(jī)4臺(tái)、復(fù)印機(jī)2臺(tái)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門(mén)、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購(gòu)置計(jì)算機(jī)100余臺(tái)，棲霞區(qū)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率達(dá)100%。

2、強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級(jí)國(guó)家綜合檔案館和國(guó)家二級(jí)館的有利契機(jī)，先后投入經(jīng)費(fèi)160多萬(wàn)元，為檔案局(館)設(shè)立獨(dú)立門(mén)戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門(mén)、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)專有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來(lái)，已累計(jì)入藏各類檔案103個(gè)全宗97萬(wàn)條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會(huì)檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。為適應(yīng)新形勢(shì)所帶來(lái)的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動(dòng)態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導(dǎo)，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將為未來(lái)的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供優(yōu)良的元知識(shí)元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的必備條件?；诖?，棲霞區(qū)檔案館完成館藏的103個(gè)全宗的97萬(wàn)條案卷目錄和文件級(jí)目錄的數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時(shí)，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進(jìn)館、目錄實(shí)時(shí)入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)管理，基本完成文件級(jí)目錄庫(kù)建設(shè)。

2、推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長(zhǎng)期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺(tái)、服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)以及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線，專門(mén)負(fù)責(zé)館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開(kāi)展對(duì)查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個(gè)全宗的文書(shū)檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計(jì)97萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過(guò)全區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺(tái)、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，努力開(kāi)創(chuàng)檔案資源的全社會(huì)共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)管理理念的變革，樹(shù)立前端控制、知識(shí)化管理與集成管理的理念;在具體實(shí)踐中，致力于構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)溝通，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開(kāi)通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過(guò)定期收集區(qū)機(jī)關(guān)各部門(mén)可公開(kāi)的政務(wù)文件，建成動(dòng)態(tài)文件數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務(wù)。與軟件合作開(kāi)發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動(dòng)采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動(dòng)記錄、自動(dòng)分類、自動(dòng)歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲(chǔ)存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)聲像檔案的利用越來(lái)越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺(tái)、《棲霞簡(jiǎn)報(bào)》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門(mén)產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會(huì)效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個(gè)工作的重點(diǎn)。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動(dòng)下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)工委、區(qū)文化局等部門(mén)以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負(fù)責(zé)。管理中心成立以來(lái)，共收集、整理、數(shù)字化黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會(huì)事業(yè)等方面的照片1萬(wàn)余張，以及從區(qū)有線電視臺(tái)收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個(gè)子系統(tǒng)。

3、開(kāi)通棲霞區(qū)檔案門(mén)戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開(kāi)通自己的門(mén)戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺(tái)管理系統(tǒng)，做到操作簡(jiǎn)便、權(quán)責(zé)明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機(jī)關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開(kāi)、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動(dòng)態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開(kāi)等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開(kāi)放性、動(dòng)態(tài)性和非線性等特點(diǎn)，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)辟了一個(gè)為社會(huì)各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開(kāi)放檔案目錄4000多條，訪問(wèn)人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門(mén)戶網(wǎng)站社會(huì)效益。

五、踐行標(biāo)準(zhǔn)、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟我國(guó)已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并努力踐行這些標(biāo)準(zhǔn);另一方面依據(jù)具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，評(píng)價(jià)并修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實(shí)際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件實(shí)施入庫(kù)，每個(gè)季度向區(qū)檔案館報(bào)送一次聲像檔案，進(jìn)一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是積極參加各級(jí)舉辦的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)絕大多數(shù)人都通過(guò)了公務(wù)員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)，大部分檔案人員都能夠獨(dú)立開(kāi)展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)工作;二是積極組織部分從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等;三是定期對(duì)本區(qū)檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)行等方面的知識(shí)與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問(wèn)，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導(dǎo)。經(jīng)過(guò)努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴(yán)格紀(jì)律、落實(shí)規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問(wèn)題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實(shí)落實(shí)國(guó)家及省、市相關(guān)部門(mén)對(duì)加強(qiáng)信息安全保障工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)局(館)24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控;加強(qiáng)對(duì)檔案館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺(tái)計(jì)算機(jī)實(shí)行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機(jī)房工作人員不得將與工作無(wú)關(guān)的光盤(pán)、磁盤(pán)上機(jī)使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全;加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運(yùn)行在兩臺(tái)服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運(yùn)行檔案門(mén)戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運(yùn)行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴(yán)格的身份鑒別、訪問(wèn)控制和加密存儲(chǔ)等安全保密措施。同時(shí)，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機(jī)房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識(shí)，嚴(yán)格按照保密制度執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實(shí)行定人定責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開(kāi)放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員和專業(yè)計(jì)算機(jī)操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專業(yè)人員來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)還不十分明確，資源共建與共享意識(shí)不強(qiáng)，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫(kù)收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門(mén)戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無(wú)法滿足社會(huì)各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，取得了一定成績(jī)，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會(huì)效應(yīng)，但同時(shí)也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對(duì)數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個(gè)性化。在新的起點(diǎn)上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任出發(fā)，通過(guò)有效履行服務(wù)職責(zé)來(lái)完善自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境,并從社會(huì)中獲取自身發(fā)展的不竭動(dòng)力。同時(shí)，本著求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)一步整體推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。我們堅(jiān)信，唯有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動(dòng)棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)管理工作具體都是做什么

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

如何加快組織工作信息化建設(shè)

（一）核心是對(duì)干部實(shí)行建庫(kù)管理
一是要建立健全干部管理權(quán)限范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)干部的信息庫(kù)。我市已經(jīng)建立起了包括干部的基本信息、簡(jiǎn)歷、職務(wù)級(jí)別、學(xué)歷、學(xué)位、工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、配偶等10個(gè)信息集，檔案掃描件信息集正在采集，今年為省委采集市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聲像信息后，市委組織部可以借鑒省委組織部的做法逐步建立起四平市縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的聲像信息集。涉及到領(lǐng)導(dǎo)干部的這些信息集全部建立完成后，基本上可以滿足干部工作需要。各縣（市）區(qū)在建立領(lǐng)導(dǎo)干部信息庫(kù)時(shí)，考慮到工作量特別大，可以首先采集可以滿足一般需要的幾個(gè)主要信息集，相對(duì)次要的可以分批建立。
二是建立起所管干部檔案人員信息庫(kù)。我市各級(jí)組織部大多采取檔案的集中管理，四平、公主嶺、雙遼、梨樹(shù)所管檔案都超過(guò)10000卷，要建立這么龐大的人員信息庫(kù)，其難度可想而知。所以建立這個(gè)信息庫(kù)時(shí)，對(duì)干部個(gè)人采集的信息不宜太大，否則在日后信息維護(hù)方面很可能出現(xiàn)顧此失彼的問(wèn)題。是建立起管理權(quán)限范圍內(nèi)的，還是干部檔案管理范圍內(nèi)的干部信息庫(kù)，各級(jí)組織部要量力而行，根據(jù)我部的實(shí)際，可以考慮建立四平市的公務(wù)員隊(duì)伍信息庫(kù)。
三是要建立起后備干部、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者隊(duì)伍、知識(shí)分子信息庫(kù)。這幾個(gè)庫(kù)同樣對(duì)于提高組織部工作檔次有直接益處，它的建立相對(duì)來(lái)說(shuō)工作量要小得多，在建庫(kù)時(shí)可與所管干部檔案人員信息庫(kù)同時(shí)建立，這樣可以避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。
四是建立黨員庫(kù)。黨員庫(kù)的建立，有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)行建庫(kù)管理，這方面我市的基礎(chǔ)比較好。
五是建立單位、組織信息庫(kù)。這兩個(gè)庫(kù)是最容易建立的，在機(jī)構(gòu)改革后要重點(diǎn)對(duì)各種編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)信息進(jìn)行采集，這項(xiàng)工作主要是做好與各相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)。
這些工作雖然工作量非常大，但只要規(guī)劃好，從目前各市各級(jí)組織部的人員特別是檔案管理人員看，大部分是可以在近兩三年內(nèi)完成。
（二）關(guān)鍵是要理順工作流程。這項(xiàng)工作涉及的部門(mén)很多，從市委組織部看，涉及到的就有干部調(diào)配、任免、工資審批、干部審查、出國(guó)審批、干部檔案、干部教育、發(fā)展黨員等環(huán)節(jié)。在建立起信息庫(kù)的前提下，由于信息的來(lái)源非常廣泛，信息的維護(hù)的工作量又很大，要做好信息的及時(shí)更新，就要求必須做好與人事、紀(jì)檢等形成歸檔材料的部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。
（三）基礎(chǔ)是做好干部檔案日常辦公自動(dòng)化。所有要建立的信息庫(kù)，信息源基本上都來(lái)源于干部檔案，可以說(shuō)干部檔案工作是整個(gè)信息化建設(shè)當(dāng)中最重要的工作，那么，如何實(shí)現(xiàn)干部檔案辦公自動(dòng)化？這里主要的工作是檔案材料的收集歸檔、干部檔案的提供利用這兩項(xiàng)日常工作，今年我部與金鷹聯(lián)合開(kāi)發(fā)的《干部檔案多界面管理系統(tǒng)》，正是基于這種考慮編制的，這套軟件的功能可以滿足我市各級(jí)組織部及各機(jī)關(guān)單位干部檔案管理工作需要。所以，要做好這套軟件的推廣應(yīng)用工作，同時(shí)也要重視軟件的培訓(xùn)工作。
（四）前提是處理好保密與安全的關(guān)系。大量的涉密文電、檔案如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理？
怎樣通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和有限共享？信息利用與安全保密之間的矛盾，是各單位都在設(shè)法解決的一個(gè)難題，也是提高機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化水平必須解決的關(guān)鍵問(wèn)題。這就需要正確認(rèn)識(shí)保密與各方面業(yè)務(wù)工作的辨證關(guān)系，既不能不重視保密工作，認(rèn)為無(wú)密可保，或片面相信軟、硬件產(chǎn)品自身的安全機(jī)制，又不能教條地看待保密工作，只要是涉密信息就鎖好看牢，限制了信息的應(yīng)用，這些都不是正確對(duì)待保密工作的觀點(diǎn)。這就要求我們必須要建立起一整套的保密、系統(tǒng)安全、備份等制度。只有制度健全了，保密工作才能有章可循，有法可依，只有這樣才能適應(yīng)工作的需要。
（五）下一步是辦公自動(dòng)化。這方面我部的條件比較成熟，一是各科室都配備了電腦，二是使用電腦的水平可以完成正常的操作，三是部?jī)?nèi)已經(jīng)建成了局域網(wǎng)，四是辦公自動(dòng)化軟件有選擇的余地。做好我部的辦公自動(dòng)化，主要是要充分發(fā)揮局域網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)信息共享。