高校檔案信息化建設(shè)方案

摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善和住房改革的不斷深入，高校在新形勢下的房產(chǎn)檔案管理也需做出相應(yīng)的調(diào)整。而計算機在高校管理中的普遍應(yīng)用正為高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)準(zhǔn)備了條件，利用信息化管理手段來管理房產(chǎn)檔案，是提高高校房產(chǎn)管理水平的一個重要途徑。本文從高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難入手，探討了房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的具體措施。
高校房產(chǎn)管理是高等學(xué)校的房管部門對學(xué)校房屋財產(chǎn)、教職工住房以及與之相關(guān)一系列事務(wù)進(jìn)行的管理工作，是高校管理機構(gòu)的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產(chǎn)檔案，是學(xué)校房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產(chǎn)歷史記錄，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。隨著計算機在高校管理中的普遍應(yīng)用，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)與房產(chǎn)檔案管理相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1．在高校建立房產(chǎn)檔案信息化管理的困難
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產(chǎn)檔案管理信息化進(jìn)一步發(fā)展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領(lǐng)導(dǎo)往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習(xí)慣于在網(wǎng)上了解信息，不接受網(wǎng)絡(luò)辦公的方法，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念和方法，習(xí)慣用傳統(tǒng)的手工操作方式處理房產(chǎn)檔案信息。
1.2技術(shù)手段落后目前很多高校房產(chǎn)檔案管理部門的電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，無論信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。大多數(shù)高校的房產(chǎn)管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調(diào)卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機讀方式雖然已經(jīng)有運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案部分應(yīng)發(fā)揮的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能有效挖掘出來。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高目前高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，缺乏協(xié)作精神。采用網(wǎng)絡(luò)化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達(dá)到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質(zhì)差異大，很難達(dá)到信息共享。這就使部門間網(wǎng)絡(luò)化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認(rèn)識加快房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體發(fā)生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對檔案進(jìn)行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。房產(chǎn)檔案信息化是現(xiàn)代社會進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，房產(chǎn)檔案作為社會信息業(yè)的組成部分也必須朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，否則就不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理整體水平明顯提高。
2.2推進(jìn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化進(jìn)程實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠(yuǎn)程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2.3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進(jìn)設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2.4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。
2.5提高管理人員的綜合素質(zhì)檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入。降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

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學(xué)校如何加強檔案管理

導(dǎo)語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、深化檔案管理意識

現(xiàn)階段，我國許多高職學(xué)校對檔案不夠重視，認(rèn)為檔案管理可有可無。殊不知學(xué)校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識的載體。學(xué)校的檔案管理是與學(xué)校各個部門、各個層面的各項工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強的的重要性和必要性，深化檔案管理意識的具體工作如下。

1.學(xué)校要組織全員培訓(xùn)，定期或不定期學(xué)習(xí)學(xué)校檔案相關(guān)知識，強化全體教職員工檔案意識，理解檔案對其作用，如此才能自覺配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學(xué)檔案關(guān)乎學(xué)校教學(xué)實踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)改革各項活動;基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項目等活動之中;

科研檔案與科研活動有關(guān)(包括課題立項和研究、成果鑒定、項目推廣等)，另外，學(xué)生管理檔案、聲像載體檔案更是關(guān)乎學(xué)生素質(zhì)教育和畢業(yè)情況、高職學(xué)校校園建設(shè)等方方面面，這些對個人和學(xué)校的發(fā)展有著重要的價值，是高職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在科學(xué)發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對學(xué)校各個方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化，真正把檔案管理工作納入學(xué)校工作的重要議事日程、學(xué)?？傮w規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會議活動中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍

學(xué)校檔案工作是一項基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為高職學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。

1.政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實事求是。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢。

3.知識素質(zhì)。檔案工作實質(zhì)上是專業(yè)性、服務(wù)性很強的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，一方面，學(xué)校必須要強化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對檔案專業(yè)知識熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計算機現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學(xué)管理檔案，還需要建立相關(guān)制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制

例如，有的學(xué)校制定了《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關(guān)的'各項制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學(xué)校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評優(yōu)選先的依據(jù)，通過這一制度，有效促使學(xué)校各科室人員認(rèn)真研究、落實檔案工作。

2.構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學(xué)檔案信息資源的有效途徑

現(xiàn)如今，學(xué)校檔案的載體由紙質(zhì)檔案為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學(xué)校的擴招，檔案種類多、時間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學(xué)校要盡快構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的技術(shù)保證，最終有助于學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，保障資源利用

學(xué)校檔案好比一座資源庫，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學(xué)校服務(wù)。目前，許多高職學(xué)校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務(wù)第一”的意識，因此，只有挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產(chǎn)品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，檔案管理人員要對檔案資源進(jìn)行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及教研室教師等，可通過完善檢索工具、開通校園網(wǎng)站等多個途徑和角度，方便教職工對所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務(wù)手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價值，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨有的原始信息，并對這些信息進(jìn)行有針對性的整理，使其形成實用性和權(quán)威性較強的教學(xué)檔案信息，更好地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，也為社會各界了解認(rèn)識學(xué)校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學(xué)?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能等具體措施，做好檔案管理這項系統(tǒng)工程。

新時期高校檔案管理的有效方法

導(dǎo)語：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學(xué)、科研攻關(guān)和學(xué)生管理活動的歷史記錄，是對具有留存價值的各類圖片、影像和文字材料進(jìn)行記錄和保存的活動，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強在這方面的的探究。

一、新時期高校檔案管理工作存在的困難和問題

1、工作環(huán)境變化，工作量增大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進(jìn)步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴大，管理范圍和科研活動不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復(fù)雜。

2、管理手段滯后，信息化程度不高

隨著高校辦公條件和計算機技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備，購買了檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案的微機化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對象和功能實現(xiàn)等方面來看，還沒有達(dá)到信息化管理的程度，沒有實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，無法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。

3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，主動保存檔案的意識不強。對于科研和教學(xué)活動投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學(xué)?；顒記]有形成有效的.檔案材料，沒有進(jìn)行有效地檔案管理，甚至有的職工認(rèn)為，檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展關(guān)系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補的損失。

同時，雖然高校檔案管理隊伍比一般企事業(yè)單位管理隊伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統(tǒng)檔案管理工作培訓(xùn)的人員不多、業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)不強，以及對計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問題。

二、做好新時期高校檔案管理工作的對策措施

1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。

要加大教育培訓(xùn)力度，定期舉辦培訓(xùn)活動，提高教職工對檔案管理工作的認(rèn)識;要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的原則建立學(xué)校層面的檔案領(lǐng)導(dǎo)隊伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作;院系和各個職能部門都要創(chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專門的檔案管理;

同時，要明確責(zé)任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責(zé)，推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化建設(shè);在調(diào)動全體教職工共同參與的基礎(chǔ)上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實高校檔案材料。

2、提高高校檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復(fù)雜、工作對象日益增多，檔案管理的強度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

實現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設(shè)施的配備，充分運用光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等實現(xiàn)檔案收集、存儲、整理、保存和應(yīng)用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理由單機管理向網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機管理的模式轉(zhuǎn)變，將檔案目錄、卷宗實現(xiàn)全信息管理，通過紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合管理的方式，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

3、改進(jìn)和提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作是一項系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，如果缺乏相?yīng)標(biāo)準(zhǔn)，就難以實現(xiàn)檔案管理工作的順利實施。高校應(yīng)結(jié)合自身特點，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作力度，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

可以通過建立完善檔案收集、歸納、保存、應(yīng)用、管理、保密等標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標(biāo)。同時，要建立配套的考核制度，明確責(zé)任分工和崗位職責(zé)，將考核結(jié)果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。

4、提高檔案管理隊伍素質(zhì)

搞好高校檔案管理工作，最關(guān)鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的標(biāo)準(zhǔn)要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術(shù)培訓(xùn)，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵和引導(dǎo)檔案管理人才不斷加強個人學(xué)習(xí)，在增強檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強自身的知識儲備，全面掌握工作內(nèi)容。

同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

三、結(jié)論

綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展。

高校檔案管理的措施

導(dǎo)語：檔案管理工作是有效提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必不可少的一個重要部分，在整個高校的管理工作中占據(jù)著重要的位置，充分的記載著高校的發(fā)展歷史，為今后對高校的發(fā)生的研究提供必要的資料依據(jù)，同時還能作為科學(xué)分析與制定高校今后發(fā)展的好教材。

一、在高校檔案管理工作中存在問題

在檔案管理工作之中，高校的檔案管理意識在不斷地增強，各個部門對于檔案管理工作的重視也在不斷地提高，工作人員的素質(zhì)也得到比較明顯的提高，但是從整體上來看，在高校檔案管理工作中還存在著一些問題。

1.檔案管理體制建設(shè)不健全

雖然說高校的檔案管理工作是按照檔案法的要求進(jìn)行的，加強對于檔案的管理，并且按照國家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，但是還是存在一部分高校因為各種各樣的原因沒有對檔案管理工作進(jìn)行管理工作，在制度建設(shè)上的步伐緩慢，無法跟上時代的發(fā)展，在高校檔案管理工作的投入不足，直接導(dǎo)致了高校檔案管理工作的低效率。除此之外還有一部分的高校檔案整理歸檔不及時，造成了檔案的不齊全，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率。

2.高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)相對落后

現(xiàn)如今國家對于高等教育重視程度的提高，使得高等教育的建設(shè)也在進(jìn)行之中，這同時也為檔案管理工作帶來了一些新的內(nèi)容，對于基礎(chǔ)建設(shè)的要求也不斷的提高。與高校發(fā)展的要求相比較，存在一部分的高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)建設(shè)投入相對不足，缺乏一些能夠安全保存檔案的專門庫房，一些基礎(chǔ)性的防火、防盜、防蟲等的必要的措施不足，現(xiàn)代化的一些軟件硬件設(shè)備落后，使得高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展緩慢，非常容易造成高校檔案的丟失及損毀，影響了高校檔案管理水平的提高。

3.高校檔案管理人員素質(zhì)有待提高

首先，高校檔案管理人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員比較少，在專職檔案員中擁有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的工作人員比較少。其次，高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍來說比較低，不能夠滿足和適應(yīng)新時期對于檔案管理工作的新的要求，高校對于檔案管理人員雖然進(jìn)行一定的調(diào)整，將文化結(jié)構(gòu)以及職稱結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改善，使其工作人員都具有大專以上學(xué)歷，但是隨著高校檔案工作范圍的拓展，這些工作人員的專業(yè)素質(zhì)還不能滿足工作的需要。最后缺乏復(fù)合型的專業(yè)性人才，制約了檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，影響了檔案管理工作的發(fā)展。

二、加強高校檔案管理工作的幾點對策

加強高校的檔案管理工作，首先需要從建設(shè)力度入手，建立高素質(zhì)的'工作隊伍，具體的來說就是需要做好以下幾點：

1.加強高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度

檔案管理對于高等院校來說是非常重要的，它能夠見證學(xué)校的發(fā)展，既能夠承載高校以前的發(fā)展，又標(biāo)志著高校未來的發(fā)展。想要加強高校檔案管理工作首先就要從提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度開始，要讓高等院校的領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識到辦好學(xué)校的前提就是認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作的好壞能夠直接的影響到高等院校領(lǐng)導(dǎo)的決策。

現(xiàn)代的當(dāng)務(wù)之急就是改變高等院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，只是一個擺設(shè)、形同虛設(shè)的有錯誤有偏差的看法，并且將高校的檔案管理工作納入到學(xué)校發(fā)展之中。

2.加強高校檔案的現(xiàn)代化管理工作

由于各種原因造成了高等院校的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢，想要加強高校檔案管理工作就要加強檔案的現(xiàn)代化管理工作，積極主動的創(chuàng)造條件，不斷地提高高校現(xiàn)代化檔案管理工作的水平，爭取讓檔案管理工作與高校的辦公自動化水平同步的發(fā)展，同時對于檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便逐漸的推動高校的檔案信息化管理進(jìn)程，同時還應(yīng)該制定比較完善的制度比如說檔案保存制度、檔案保密制度、立卷歸檔制度等制度。

另外，還要做好高校的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，按照網(wǎng)絡(luò)時代的要求，將學(xué)校的各類檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類，在計算機上進(jìn)行檔案的歸檔和檢索，掌握并且了解計算機電子檔案的操作規(guī)則，了解計算機系統(tǒng)的安全防護，提升高校檔案管理人員的信息化和現(xiàn)代化的意識，讓搞笑的檔案管理工作也能夠與時俱進(jìn)，

3.加強隊伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

上文中提到，現(xiàn)如今高校檔案管理人員的素質(zhì)也是在加強高校檔案管理工作中遇到的比較大的問題，檔案管理人員的素質(zhì)在檔案工作的取得的成效方面起著決定性的作用。想要提高檔案管理人員的素質(zhì)主要應(yīng)該從三方面入手，一方面就是健全管理人員對，建立專職于兼職相結(jié)合的檔案管理隊伍，按照國家的要求和規(guī)定裴丁比較穩(wěn)定同時具有較高的專業(yè)素質(zhì)的管理人員，確保高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，并且再根據(jù)自身的需要適當(dāng)?shù)脑黾踊驕p少工作人員，保證工作的穩(wěn)定性;

另一方面就是要不斷加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計劃、有目的的對于高校檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之能夠了解和掌握檔案館中各種材料的鑒別、保管、整理、分類等不斷地提高管理人員的專業(yè)的整體素質(zhì)，提高高校檔案管理工作人員的現(xiàn)代化意識，積極的進(jìn)行觀念的更新，并且充分的領(lǐng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于檔案進(jìn)行分類，利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，實行網(wǎng)絡(luò)辦公，實現(xiàn)“無紙化”。

最后一方面就是建立健全競爭激勵機制，對于工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任能夠分配到每一位工作人員身上，實行量化考核，充分的調(diào)動起高校檔案管理工作人員的積極性，為工作人員營造一個積極向上的工作環(huán)境，有利于加強高校檔案管理工作。

三、結(jié)束語

由于時代和高校建設(shè)的要求，必須要重視高校檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，使用現(xiàn)代化的手段提高管理人員的專業(yè)組織，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，加強高校的檔案管理工作，為高校的發(fā)展提供助力。

高校地質(zhì)資料管理信息化建設(shè)若干問題的思考

黃少芳 劉曉鴻 張俊芳 張 瑛 孫 玲 安玉娟 葉育紅 李曉秋

（中國地質(zhì)大學(xué)（北京））

摘 要 加快地質(zhì)資料信息化建設(shè)是時代發(fā)展的緊迫要求，高校數(shù)字校園為數(shù)字資料檔案館建設(shè)提供了契機。本文結(jié)合當(dāng)前高校在地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、需求和存在的問題，重點探討了推進(jìn)高校地質(zhì)資料與檔案管理數(shù)字化和信息化的核心任務(wù)和發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞 高校 地質(zhì)資料 信息化 管理

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作者智慧和勞動的結(jié)晶，是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的記錄，是珍貴的社會財富，也是經(jīng)濟建設(shè)的重要依據(jù)[1]。地質(zhì)資料包括成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、實物地質(zhì)資料。地質(zhì)資料服務(wù)于社會，體現(xiàn)了地質(zhì)工作成果的價值。國土資源規(guī)劃與管理、開發(fā)和利用，以及地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、工程建設(shè)、國防安全等許多行業(yè)，都對地質(zhì)資料的開發(fā)利用具有十分廣泛的社會需求。隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，地質(zhì)資料的管理、開發(fā)利用以及社會服務(wù)的方式和手段，正在發(fā)生巨大的變化。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)代社會，地勘行業(yè)地質(zhì)資料與信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在加快推進(jìn)。地質(zhì)學(xué)家提出建設(shè)“數(shù)字地球”，高校也在大力推進(jìn)數(shù)字校園建設(shè)，加強地質(zhì)資料與檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)，也是當(dāng)前高校資料管理部門面臨的重要研究課題和工作任務(wù)。加快資料檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高信息化程度，建立數(shù)字資料檔案館，是高校資料與檔案管理的發(fā)展趨勢和工作目標(biāo)，也是適應(yīng)當(dāng)今信息化社會和數(shù)字化時代的必然要求。如何構(gòu)架和加快推進(jìn)資料檔案管理的信息化和集群化，是資料檔案管理者需要認(rèn)真思考的問題。

1 加快地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的要求

1.1 技術(shù)進(jìn)步與社會發(fā)展，驅(qū)動了地質(zhì)資料信息化建設(shè)

當(dāng)今社會是信息化大發(fā)展的時代。我國將信息化建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要內(nèi)容。在我國《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展十二五規(guī)劃綱要》中，提出了“推進(jìn)經(jīng)濟社會各領(lǐng)域信息化和全面提高信息化水平”的目標(biāo)和任務(wù)，信息化建設(shè)已經(jīng)貫穿于我國經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。21 世紀(jì)的今天，數(shù)字化與計算機技術(shù)瞬息萬變、飛速發(fā)展。在信息化建設(shè)迅猛推進(jìn)的社會背景下，傳統(tǒng)的資料與檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和發(fā)展的機遇。地質(zhì)資料與檔案管理工作必須緊隨時代的潮流和步伐，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理能力和服務(wù)水平勢在必行，使高校地質(zhì)資料與檔案的管理和服務(wù)逐步走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

1.2 高校數(shù)字校園建設(shè)的需要

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡(luò)成為我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞑豢扇鄙俚闹匾ぞ吆褪侄?，信息化管理的程度和信息資源開發(fā)利用與服務(wù)的效益也成為衡量高校技術(shù)管理水平的標(biāo)志之一。數(shù)字校園建設(shè)為加快高校資料檔案信息化建設(shè)提供了重要的契機和條件。加強高校信息化管理，建設(shè)數(shù)字化校園，給高?，F(xiàn)有的資料檔案管理工作模式與運行機制帶來了巨大挑戰(zhàn)，由實物（紙質(zhì)文件、照片、聲像、影像等）館藏模式轉(zhuǎn)向?qū)嵨镳^藏和館藏數(shù)字化并存，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)建設(shè)，將資料檔案管理信息化融入高校數(shù)字校園建設(shè)。

1.3 服務(wù)于高校教學(xué)科研工作的需要

高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)人才尤其是專業(yè)技術(shù)人才，中國地質(zhì)大學(xué)更是肩負(fù)著培養(yǎng)地球科學(xué)人才的重任。建校 60 年來，培養(yǎng)了大批地學(xué)專業(yè)人才。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大，科研工作量的劇增，教學(xué)和科研工作對地質(zhì)資料使用需求急劇擴張，對地質(zhì)資料的管理與服務(wù)提出了更高的要求，具體表現(xiàn)在野外工作對地形圖的使用數(shù)量和頻次增多，研究生撰寫學(xué)位論文對地質(zhì)報告和文獻(xiàn)資料的查詢檢索率直線上升，科研人員對成果資料的調(diào)閱使用量驟然上升。因此，常規(guī)的手工資料管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的需求，只有全面推進(jìn)資料與檔案管理的信息化建設(shè)，才能提供更加高效快捷準(zhǔn)確的管理與服務(wù)。

2 高校地質(zhì)資料與檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 現(xiàn)狀分析

中國地質(zhì)大學(xué)（北京）資料檔案工作是從 1976 年以后逐步恢復(fù)的。我校自 1997 年以來開始利用計算機進(jìn)行資料檔案管理；2004 年使用了資料檔案管理系統(tǒng)建立資料檔案目錄數(shù)據(jù)庫，逐步替換了手工目錄的查詢，提高了資料檔案檢索的速度和準(zhǔn)確度，簡化了檔案檢索目錄制作過程，大大提高了資料檔案管理的工作效率。

我校保存的地質(zhì)資料主要包括歸檔的科研成果資料、地形圖和地質(zhì)報告、研究生學(xué)位論文等。其中有兩種屬于保密資料，一種是國家基礎(chǔ)地理信息中心制作的基礎(chǔ)測繪成果資料，屬于國家秘密；另一種是歸屬于全國地質(zhì)資料館的國家非公開性成果地質(zhì)資料。近年來，我校在借閱、購買和使用“國家非公開性地質(zhì)資料”和“國家秘密基礎(chǔ)測繪成果資料”過程中形成了一套切實可行、較為規(guī)范化的管理制度。2011 年，根據(jù)國家對涉密資料加強安全管理的要求，我館對地形圖等保密資料進(jìn)行了系統(tǒng)清理核查，在制度上和措施上保障了涉密資料的安全使用。

在資料檔案信息資源建設(shè)方面，我校分期分批對館藏紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理。資料檔案的數(shù)字化工作，在保護紙質(zhì)檔案的同時，也大大提高了檔案利用效率。當(dāng)前我校資料檔案的數(shù)字化工作正在有序推進(jìn)，館藏資料的數(shù)字化工作采取檔案館自己整理，委托專業(yè)掃描掃描制作驗收后入庫的方式。截至目前，我校已投入專項經(jīng)費近百萬元專門用于館藏檔案數(shù)字化工作，配置了存儲檔案數(shù)據(jù)的專用服務(wù)器及大容量磁盤陣列等設(shè)備，館藏資料檔案的數(shù)字化率已達(dá) 60%。

地質(zhì)資料在環(huán)境、工程、城建、交通等領(lǐng)域也具有廣泛的用戶，根據(jù)掌握的情況，不同高校對地質(zhì)資料的管理形式各有不同。例如在一些設(shè)有地學(xué)專業(yè)的綜合性大學(xué)，管理部門設(shè)在地學(xué)專業(yè)所屬院系。而一些未設(shè)地學(xué)專業(yè)的高校，也有個別科研工作涉及地質(zhì)資料的使用，在此情況下，對于地質(zhì)資料的管理還處于缺位，沒有專門的管理部門負(fù)責(zé)地質(zhì)資料的管理，科研人員通過申請獲得的地質(zhì)資料的安全管理處于游離狀態(tài)。

2.2 發(fā)揮的作用和成效

資料檔案信息化將成為“數(shù)字校園”建設(shè)總格局中一個重要的組成部分。當(dāng)前，高校的資料與檔案的信息化建設(shè)正在大力推進(jìn)，數(shù)字資料檔案館的建設(shè)在國內(nèi)眾多高校中如火如荼地進(jìn)行著。資料檔案的數(shù)字化建設(shè)和信息化管理為高校的科研、教學(xué)和政務(wù)管理等提供了更高水平的服務(wù)，在服務(wù)高等教育的決策咨詢、宣傳教育、信息傳播、考證利用、資料開發(fā)利用和學(xué)術(shù)交流等方面發(fā)揮了重要作用。

2.3 存在的問題

雖然高校資料檔案的信息化建設(shè)都在積極推進(jìn)，但是由于各種主觀和客觀因素的制約，總體上信息化程度還不高，需要加大投入和開發(fā)的力度，進(jìn)一步加強和推進(jìn)資料與檔案管理的信息化建設(shè)。

（1）數(shù)字化程度和信息化水平還不高。與國土資源行業(yè)部門的地質(zhì)資料管理專業(yè)機構(gòu)相比較，地質(zhì)類高校的地質(zhì)資料信息化建設(shè)還處于較低水平。有些高校還處在手工目錄查詢階段，館藏資料的數(shù)字化程度較低，還沒有構(gòu)建系統(tǒng)化的管理體系和服務(wù)平臺，與院系和行政管理部門的在線數(shù)據(jù)鏈接與信息傳輸和服務(wù)系統(tǒng)還不完善。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)滯后，發(fā)展能力不均衡。由于多種客觀原因和各類高校的自身發(fā)展情況不同，高校資料檔案館的建制和業(yè)務(wù)發(fā)展十分不平衡，與社會同級的資料檔案館相比，多數(shù)高校的資料檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施、館藏資料數(shù)字化、信息化和服務(wù)平臺建設(shè)、業(yè)務(wù)體系構(gòu)建和人力資源條件等方面存在一定的差距，特別是基礎(chǔ)建設(shè)的軟硬件裝備和環(huán)境亟待更新和改善，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，增加投入，加強基礎(chǔ)建設(shè)。

（3）涉密安全的制約。個別高校由于科研成果資料涉及國防和國家軍事安全，涉密級別高。為了安全保密，對資料的管理還在沿用傳統(tǒng)的手工和物理方式，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化成為涉密安全的壁壘，涉密安全保障技術(shù)成為制約信息化建設(shè)的瓶頸。

3 加快高校地質(zhì)資料數(shù)字化建設(shè)與信息化管理的對策與建議

如何管好、護好、用好珍貴的地質(zhì)資料，是資料管理者需要認(rèn)真思考的問題。高校資料檔案管理的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要學(xué)校的重視與支持，需要學(xué)校各院系和各部門的協(xié)作，需要資料管理部門在觀念和理念上開拓創(chuàng)新，充分利用計算機與網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)和手段，加快數(shù)字資料檔案館的建設(shè)。

3.1 信息化工作的核心任務(wù)是建設(shè)數(shù)字資料檔案館

數(shù)字資料檔案館是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字資料檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺，通過信息集成管理系統(tǒng)，提供資料信息服務(wù)和共享利用。實現(xiàn)數(shù)字資料檔案館是信息化建設(shè)的目標(biāo)，因此資料檔案的信息化工作應(yīng)該圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)，以數(shù)字檔案資源為對象，以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案實體管理逐步發(fā)展成以各種數(shù)字資料檔案資源為對象的電子文件管理，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過集成式數(shù)字化業(yè)務(wù)工作平臺進(jìn)行信息資源的數(shù)字化管理和服務(wù)。圍繞這一核心目標(biāo)，近期主要任務(wù)有：館藏資料的回溯性數(shù)字化、資料目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、全文資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建庫指南和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定、新歸檔資料的電子文件入庫、資料檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)等。

3.2 地質(zhì)資料與檔案資源的數(shù)字化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

地質(zhì)資料管理的信息化建設(shè)，其首要工作是進(jìn)行資料的數(shù)字化[2]。對于有些不宜數(shù)字化的個別資料與檔案，可以實現(xiàn)目錄的數(shù)字化。資料與檔案資源的數(shù)字化是整個信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和必要條件，因此要做好地質(zhì)資料與檔案在收集、征集、匯交和接收過程中的數(shù)字化建設(shè)和電子文件的管理，加強與學(xué)校各院系和各部門的溝通聯(lián)系與協(xié)調(diào)合作，健全資料檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對于在各種科研、教學(xué)和行政活動中形成的地質(zhì)資料與工作檔案，按照有關(guān)規(guī)范要求及時進(jìn)行整理、立卷、歸檔和入庫（包括實物庫和數(shù)據(jù)庫）。

3.3 信息資源的網(wǎng)絡(luò)運行體系是信息化建設(shè)的基本保障

網(wǎng)絡(luò)運行體系建設(shè)是地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設(shè)的最基本保障，數(shù)字化存儲的資料信息資源需要依靠網(wǎng)絡(luò)體系得以體現(xiàn)并發(fā)揮高效作用。局域網(wǎng)環(huán)境支持下的信息管理系統(tǒng)不僅能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢?yōu)g覽等基本功能，更要具備對數(shù)字化資料的“收、管、存、用”四項主體功能，還能夠保障對資料檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出和對數(shù)據(jù)的安全管理；以網(wǎng)絡(luò)化的方式將分散的電子資料檔案信息資源進(jìn)行連接和集成，實現(xiàn)對分布式的資源共享和不受時間、空間限制的現(xiàn)代化管理，通過建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)資料的網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。

3.4 健全地質(zhì)資料信息化管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化體系

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是數(shù)字環(huán)境下地質(zhì)資料信息管理的前提條件，資料檔案信息化建設(shè)對資料檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求。數(shù)字化地質(zhì)資料信息管理的發(fā)展方向是國際化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化與集成化，地質(zhì)資料信息標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要具有兼容性、一致性、可持續(xù)性和動態(tài)發(fā)展性，建立和完善地質(zhì)資料的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，包括地質(zhì)資料匯交的規(guī)范、網(wǎng)站和數(shù)字化資料館的規(guī)范、對軟硬件系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和元數(shù)據(jù)規(guī)范等[3]。例如在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下對資料檔案信息的采集，為最大限度地滿足用戶的多方面需求，實現(xiàn)存取海量信息的有效性，必須采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。在文本、圖像、音頻、視頻等資料檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行制作，才能使多元的資料檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用。隨著電子政務(wù)的推行，電子公文、電子資料檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行。

3.5 提高法律意識，建立完善安全的保障制度

在資料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理環(huán)境下，強化安全措施，建立嚴(yán)密的安全制度和保護屏障是非常重要的[4]。針對涉密資料的管理，要加強法律、法規(guī)和制度建設(shè)，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、措施得力的資料檔案管理服務(wù)機制。尤其是對于大比例尺地形圖等涉密地質(zhì)資料的使用和管理，嚴(yán)格執(zhí)行國家的涉密資料安全保密制度，通過保密宣傳、制度約束和強化安全管理等措施，維護國家安全權(quán)益。

3.6 加強培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

地質(zhì)資料規(guī)范化和信息化管理對人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了要具有一定的專業(yè)知識外，還必須具備計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及熟悉和掌握開發(fā)地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)的能力。既要廣開門路吸引人才，還要對在職人員進(jìn)行新技術(shù)、新方法和新理念的培訓(xùn)，建立高素質(zhì)高質(zhì)量的專業(yè)管理隊伍。

3.7 創(chuàng)新思維，做好規(guī)劃，逐步推進(jìn)

高校地質(zhì)資料與檔案管理的信息化建設(shè)是一個與校內(nèi)多部門協(xié)調(diào)配合、互動合作的系統(tǒng)工程[5]，基于目前地質(zhì)類高校的資料管理信息化建設(shè)程度還不高，起點較低，全面建設(shè)數(shù)字資料檔案館，需要一個發(fā)展過程。首先要進(jìn)行充分的調(diào)研和需求分析，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的經(jīng)驗和技術(shù)，做好信息化建設(shè)和數(shù)字資料檔案館的規(guī)劃，構(gòu)建本校數(shù)字檔案館建設(shè)的架構(gòu)，逐步推進(jìn)高校地質(zhì)資料管理與信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

資料與檔案管理工作是高校管理工作的一個重要組成部分，在一定程度上反映了高校的現(xiàn)代化管理水平。加快推進(jìn)資料管理信息化，建設(shè)數(shù)字資料檔案館，既是當(dāng)前形勢發(fā)展的需要，也是高校資料檔案管理工作面臨的新課題和新任務(wù)，更是事業(yè)發(fā)展的趨勢。當(dāng)前，地質(zhì)專業(yè)類高校的資料與檔案管理信息化建設(shè)，無論在硬件基礎(chǔ)設(shè)施，還是系統(tǒng)平臺等軟環(huán)境建設(shè)方面，距離要實現(xiàn)的目標(biāo)還存在較大的距離。地質(zhì)資料管理與服務(wù)要緊隨時代的步伐，乘著國家“十二五”規(guī)劃大力發(fā)展信息化舉措的東風(fēng)，突破思維約束，運用現(xiàn)代管理的理念和信息技術(shù)，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，加快推進(jìn)信息化建設(shè)，使高校地質(zhì)資料與檔案管理水平躍上一個新的臺階。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 茹湘蘭 . 我國地質(zhì)資料管理與服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)初步設(shè)想 [J]. 國土資源信息化，2001，（4）：19 ～ 22

[2] 姜作勤 . 地質(zhì)工作信息化若干問題的思考 [J]. 地質(zhì)通報，2004，（23）：9 ～ 10

[3] 李裕偉 . 地礦工作信息化工程的若干基本問題 [J]. 國外地質(zhì)科技，1998，（1）：1 ～ 6

[4] 李淑云，衛(wèi)雙囤 . 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策 [J]. 山西檔案，2011，（S1）：46 ～ 47

[5] 鄧琦 . 做好高校檔案信息化建設(shè)的幾點思考 [J]. 黑龍江檔案，2011，（1）：88