工程項目檔案信息化建設

建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀的研究方法有哪些？具體步驟是什么？情況
我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，帶動了建筑安裝工程行業(yè)的繁榮。在此過程當中，工程檔案管理方面的存在的問題日益暴露出來。本文簡要介紹工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀，然后在此基礎上探討優(yōu)化控制的措施。
檔案信息化管理可以說是工程管理的重要內(nèi)容。當前情況下，建筑安裝企業(yè)對于業(yè)績資料、證明資料的要求日益嚴格。因此建筑工程檔案在管理過程當中應當采取相關措施，不斷改進信息化管理的能力。
1建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀
第一，信息化能力滯后。建筑安裝工程的項目數(shù)量越來越多，管理檔案也越來越復雜。工程檔案的管理一方面需要完整儲存，另一方面需要提高檔案保存整理的效率，當前信息化系統(tǒng)無法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數(shù)據(jù)庫，已有的數(shù)據(jù)庫容量不足，在工程后期容易發(fā)生數(shù)據(jù)庫溢出問題。部分情況下還會發(fā)生數(shù)據(jù)矛盾，影響到檔案的準確性以及真實性。
第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬于新興的管理模式，制度還不夠系統(tǒng)完善，無法有效貫徹執(zhí)行。工作人員往往根據(jù)自身經(jīng)驗來負責檔案收集與管理，因此往往不夠系統(tǒng)科學。建筑安裝工程過程當中通常側(cè)重于施工進度的管理，但是忽視檔案管理工作，導致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時考慮到建筑安裝工程的施工周期比較長這一特點，設計檔案的環(huán)節(jié)就應當考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個步驟。
第三，信息化意識落后。庫房壓力可以說是建筑安裝工程在檔案管理環(huán)節(jié)的重要問題，一方面需要解決方案減輕庫房壓力，另一方面需要增加信息存儲的途徑。傳統(tǒng)上使用紙質(zhì)材料存儲檔案，容易出現(xiàn)破損或者是老化問題，同時檔案保護的措施比較有限，檔案丟失問題屢見不鮮。在此過程當中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強。檔案管理的自動檢索效率較低，檔案工程缺乏共享性以及系統(tǒng)性，信息化手段單一。與此同時管理人員往往各自為政，資源無法有效共享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進行手工檢索階段。
2建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化控制措施
第一，加強檔案信息化建設。對建筑企業(yè)的檔案庫房而言，雖然都安裝密集架，不過還未能實現(xiàn)真正的自動化控制。通過應用自動化控制系統(tǒng)，在檔案信息化系統(tǒng)當中明確檔案的存放位置。借助于這一途徑，檔案管理工作人員就可以使用計算機來對工程檔案進行控制與操作，同時提高檔案利用的效率。企業(yè)應當嘗試應用新型管理軟件，從而及時實現(xiàn)檔案共享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過程當中發(fā)生的問題，集中匯編加工庫房當中的資料。除此之外，企業(yè)還需要進一步擴大檔案管理的內(nèi)涵，從而實現(xiàn)不同部門之間的資源交流，為企業(yè)的各種決策提供信息服務。除了技術方面的改進之外，建筑按照企業(yè)需要轉(zhuǎn)變意識。在嚴格把關建筑安裝工程的同時，施工單位也應當高度重視檔案管理工作，通過集中管理以及完善檔案制度等途徑來構建起完善系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡。在此過程當中需要做好檔案材料形成以及整理的監(jiān)控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實，從而為信息化管理提供前提條件。
第二，改進信息化管理系統(tǒng)。建筑安裝企業(yè)應當升級完善已有的檔案信息化系統(tǒng)。當前情況下，很多檔案管理軟件的應用范圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。一方面這些軟件的數(shù)據(jù)存儲格式以及存儲形式有著非常大的不同，另一方面在存儲數(shù)據(jù)過程當中應用的數(shù)據(jù)庫類型往往也各不相同。當前建筑安裝企業(yè)應用的軟件通常都可以完成系統(tǒng)登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過仍然未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換這一關鍵問題。這樣一來就導致系統(tǒng)無法將來源不同的信息數(shù)據(jù)以統(tǒng)一方式來儲存到數(shù)據(jù)平臺當中從而實現(xiàn)檔案的共享。這就要求建筑安裝企業(yè)在分析自身檔案管理特點的前提下，開發(fā)獨立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的開發(fā)應用實現(xiàn)不同檔案數(shù)據(jù)之間的交流與互動，同時在充分利用網(wǎng)絡技術的基礎上來實現(xiàn)網(wǎng)絡化檔案管理。
第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業(yè)性、復雜性以及準確性要求都比較高，因此工作人員一方面需要掌握檔案管理專業(yè)知識，另一方面還需要熟悉相關學科知識。只有檔案管理工作人員不斷優(yōu)化自身的業(yè)務能力、知識結(jié)構以及綜合素質(zhì)，改進算機設備的操作技能和應用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建筑按照企業(yè)通過不定期或者是定期方式來進行培訓，通過專家講解或者是專項講座的方式，讓工作人員通過培訓不斷改進自身綜合能力。在此過程當中，企業(yè)也應當建立配套的考核方式，同時在考核標準當中對檔案收集時間、質(zhì)量以及技術等做出明確的規(guī)定，從而確保工作人員可以用優(yōu)質(zhì)合理的方式來完成檔案管理?？偠灾ㄖ惭b工程的檔案對于施工管理有重要價值，檔案管理需要綜合考慮各個方面的因素，充分發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的系統(tǒng)化以及現(xiàn)代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據(jù)。

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檔案信息化建設的主要內(nèi)容包括哪些方面

　　檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
　　1、 基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
　　3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
　　4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

如何推進檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

水利工程技術檔案信息化管理簡述？

從水利工程管理單位檔案管理的流程來看，水利工程技術檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項目實施過程對信息技術的廣泛應用，特別是計算機和網(wǎng)絡廣泛運用，更多的技術文件從項目實施計劃表、項目開工審批、項目驗收、項目決算、項目歸檔等都直接在電腦上操作，無紙化辦公出現(xiàn)的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的水利技術檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當前形勢的需求，對工程技術檔案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技術檔案管理的現(xiàn)狀是：
（一）技術紙質(zhì)檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，水利工程技術紙質(zhì)檔案比較完善，這得益于工程基本建設程序的規(guī)范化程度，工程竣工驗收必須先驗收工程技術檔案，使得工程技術檔案的齊全、完整。
（二）信息化管理起步。現(xiàn)在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，一般是由江蘇省檔案局或是地級市檔案局開發(fā)的兩種，其中也有技術檔案管理的相關應用。
（三）信息化建設意識初具。由于檔案紙質(zhì)件的完善和信息化管理軟件的完善，現(xiàn)在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學歷、精通計算機應用的年輕人為主，已經(jīng)初步具備一些檔案信息化建設的意識。
二、水利工程技術檔案信息化管理過程中發(fā)現(xiàn)的主要問題
目前，水利工程內(nèi)部技術檔案信息化建設開始使用計算機開展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準確度，但是依然出現(xiàn)了一些需要解決的問題：
（一）水利檔案管理信息化管理意識不強。長期以來，水利工程建設、管理部門一直比較注重工程技術紙質(zhì)檔案的管理，而在新形勢下，對技術檔案信息化管理工作從未進行過專門、系統(tǒng)研究，無論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)，都缺乏最基本信息化管理意識。
（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當前，水利技術檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術檔案形成的環(huán)節(jié)只是部分實現(xiàn)了信息化，而不是整個流程；另一方面，水利技術檔案的資料只是個別實現(xiàn)了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個流程的不完整。
（三）檔案信息化系統(tǒng)兼容性不高。水利工程技術檔案的內(nèi)容涵蓋了工程研究、設計、招投標、審查、施工、竣工驗收、備案、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)，涉及的專業(yè)、部門眾多，這造成每個專業(yè)、每個部門所采用的軟件和系統(tǒng)都不一樣，檔案信息化系統(tǒng)難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統(tǒng)一的標準。
（四）檔案信息化管理應用不多。雖然當前檔案管理系統(tǒng)中涵蓋了部分技術檔案管理功能，但是由于技術檔案管理功能的單一和應用不便，還僅能提供簡單檢索和查找，在技術檔案的調(diào)檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術檔案應用時往往還是查找紙質(zhì)圖紙和技術資料。
三、水利工程技術檔案信息化管理系統(tǒng)完善的幾點建議
技術檔案信息化建設的主要作用在于：確定技術檔案信息化管理的規(guī)則、開發(fā)檔案管理應用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規(guī)范，有效利用區(qū)域網(wǎng)絡和全國檔案信息網(wǎng)絡。
（一）水利工程技術檔案信息化管理系統(tǒng)要實現(xiàn)系統(tǒng)化要以檔案行業(yè)管理部門為主，推動水利工程技術檔案信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設，在深入調(diào)研可研、規(guī)劃、設計、招投標、施工、驗收、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等每個部門的軟件應用情況，從檔案管理和應用便捷、高效的角度出發(fā)，對檔案管理軟件特別是水利工程技術檔案的形成、整理、存檔、查閱、應用等功能進行系統(tǒng)化整合，促進整個流程的系統(tǒng)化。
（二）水利工程技術檔案信息化管理系統(tǒng)要實現(xiàn)標準化信息的共享與網(wǎng)絡的溝通依靠于同一的要求和準則，各種數(shù)據(jù)溝通、檔案信息的利用，網(wǎng)絡平臺的鏈接等，都必須制定一系列完善的標準來加以規(guī)定，經(jīng)過制定和構建一套可具操作性、高效便捷的從信息收集、整理、加工、存放到檔案資源的運用的標準機制，保證檔案管理信息化的順利完成。同樣，水利工程技術檔案管理也需要統(tǒng)一的標準，比如，對技術檔案中文檔的存儲格式、圖紙的存儲格式、查閱的顯示格式、應用借閱的方式等都應進行統(tǒng)一標準。
（三）一要以制度來推動檔案信息資源建設，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術方式構建各種規(guī)范化、標準化可分享的數(shù)據(jù)庫；二要以制度來促進檔案基礎平臺構建，檔案網(wǎng)絡構建和管理系統(tǒng)的研發(fā)運用，積極引入技術檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)技術檔案信息資源共享的界面，達到檔案信息化傳輸?shù)木W(wǎng)絡化形式；三要以制度來提升管理人員的管理水平，使檔案管理人員積極引入最新的管理方式和信息化的技術設施運用到檔案管理中，達到檔案管理信息化、多樣化，保證技術檔案內(nèi)容準確和全面，為技術檔案有效發(fā)揮其作用提供準去的信息支撐。
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