合同檔案信息化建設(shè)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動(dòng)化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開(kāi)展，也無(wú)法對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無(wú)法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無(wú)法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問(wèn)題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有人才也沒(méi)有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無(wú)法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過(guò)程中，無(wú)法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對(duì)信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無(wú)法與各個(gè)圖書館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才。檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛(ài)自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛(ài)崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí)，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識(shí)和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個(gè)檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

建設(shè)工程合同管理信息化要點(diǎn)

建設(shè)工程合同管理信息化要點(diǎn)

合同管理工作極為復(fù)雜、繁瑣，是高度準(zhǔn)確、嚴(yán)密和精確的管理工作。下面由我為大家分享建設(shè)工程合同管理信息化要點(diǎn)，歡迎大家閱讀瀏覽。

1、建設(shè)工程合同管理信息化的必要性

由于建設(shè)工程和建設(shè)工程合同的特點(diǎn)，帶來(lái)合同管理有如下特點(diǎn)：

(1)由于建設(shè)工程項(xiàng)目是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，工程持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，這使得相關(guān)建設(shè)合同特別是工程承包合同生命周期長(zhǎng)，因此，合同管理必須從領(lǐng)取標(biāo)書直到合同完成并失效的時(shí)期內(nèi)連續(xù)地、，不間斷地進(jìn)行。

(2)由于工程價(jià)值量大，合同價(jià)格高，使合同管理對(duì)工程經(jīng)濟(jì)效益影響很大。

(3)由于工程過(guò)程中內(nèi)外的干擾事件多，合同變更頻繁，風(fēng)險(xiǎn)大，合同實(shí)施必須按變化了的情況不斷地調(diào)整，這要求合同管理必須是動(dòng)態(tài)的。在合同實(shí)施過(guò)程中，合同控制和合同變更管理就顯得極為重要。

(4)合同管理工作極為復(fù)雜、繁瑣，是高度準(zhǔn)確、嚴(yán)密和精確的管理工作。在工程實(shí)施過(guò)程中，合同相關(guān)文件，各種工程資料汗牛充棟。在合同管理中必須取得、處理、使用、保存這些文件和資料。

(5)由于合同中包含了項(xiàng)目的整體目標(biāo)，所以合同管理對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理有總協(xié)調(diào)和總控制作用，它是工程項(xiàng)目管理的核心和靈魂。

由于合同管理的這些特點(diǎn)，僅僅依靠人工管理既耗時(shí)費(fèi)力，而且信息傳遞緩慢，延誤時(shí)間，尤其對(duì)于時(shí)效性很強(qiáng)的索賠，到一定時(shí)限不能提供需要的信息會(huì)使索賠失效，同時(shí)索賠文件及其說(shuō)明材料連篇累牘，編撰審閱費(fèi)時(shí)費(fèi)事，這無(wú)法滿足承包商參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，要提高合同管理人員的工作效率，使其適應(yīng)國(guó)際化管理模式，就需要將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到合同管理的日常工作中來(lái)，建立方便實(shí)用的計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)，有效地提高項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理水平，使索賠人員及索賠檔案管理工作人員從繁重的文字、案卷工作中解放出來(lái)，極大地提高了索賠的工作效率。

2、建設(shè)工程合同管理信息系統(tǒng)的建立

2.1 系統(tǒng)目標(biāo)

(1)對(duì)各種建設(shè)工程項(xiàng)目所簽訂的各種類型的合同(如建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、建設(shè)物資采購(gòu)合同等)進(jìn)行全面科學(xué)的管理，不僅能迅速處理合同中各種信息，而且能夠?qū)π潞炗喌暮贤M(jìn)行信息錄入，對(duì)已簽訂的合同進(jìn)行修改、銷毀、查詢等處理工作。

(2)代替手工方式存儲(chǔ)合同有關(guān)條款及相關(guān)資料，使管理人員從繁重的手工查閱方式中解放出來(lái)。

(3)滿足建設(shè)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理的需要，可隨時(shí)將實(shí)際情況變化以合同方式體現(xiàn)出來(lái)，便于迅速解決合同管理過(guò)程中的一些爭(zhēng)議及索賠事項(xiàng)。

(4)提供對(duì)各類合同條件(如 FIDIC 合同條件)及常用的合同法律、法規(guī)進(jìn)行檢索的功能，同時(shí)還有為方便管理人員快速編寫合同而設(shè)置的常用合同范本。

2.2 系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)功能如圖所示，這些功能既相互聯(lián)系，又相互獨(dú)立，是一個(gè)有機(jī)的整體。

(1)合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關(guān)資料以及其他一些與合同管理密切相關(guān)的資料，進(jìn)行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。

(2)其涉及的數(shù)據(jù)有：建設(shè)工程合同協(xié)議條款，建設(shè)工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的紀(jì)要、協(xié)議，招標(biāo)工程中標(biāo)通知書，投標(biāo)書，招標(biāo)文件，工程量清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料，技術(shù)要求等。補(bǔ)充合同子模塊主要是對(duì)于合同實(shí)施過(guò)程中，原合同文件中沒(méi)有涉及而后來(lái)由于工程變更等其他原因新補(bǔ)充的合同文件。

(3)合同條款檢索模塊：可對(duì)各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實(shí)現(xiàn)。合同條款檢索可分為無(wú)條件檢索和有條件檢索，無(wú)條件檢索是按合同條款的`自然順序進(jìn)行檢索;有條件檢索是按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項(xiàng)檢索和主題詞檢索。

(4)合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設(shè)中，關(guān)于工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面的信息。它分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。

合同實(shí)施控制子模塊：主要是對(duì)工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面信息進(jìn)行分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將合同實(shí)施結(jié)果與合同計(jì)劃目標(biāo)對(duì)比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調(diào)整合同實(shí)施計(jì)劃。合同變更管理子模塊：對(duì)工程施工過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更，可自動(dòng)生成變更清單，計(jì)算變更費(fèi)用，生成變更詳情表，計(jì)算變更凈值，以及變更與原合同的對(duì)照表，并及時(shí)反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計(jì)算管理，索賠文件管理及有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等，為管理人員提供有關(guān)收集、查詢、加工、更新有關(guān)索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務(wù)，提供索賠意向通知書，索賠報(bào)告，進(jìn)行索賠計(jì)算等。

(5)其他系統(tǒng)模塊：分為三個(gè)子模塊：即常用合同范本查詢子模塊，合同法律法規(guī)檢索子模塊，其它子模塊。常用合同范本查詢子模塊主要功能是隨時(shí)對(duì)各種合同格式范本進(jìn)行檢索查詢和調(diào)用，可使合同的生成方便、準(zhǔn)確、快捷;合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是隨時(shí)查閱我國(guó)現(xiàn)行的各種有關(guān)合同管理方面的子模塊主要功能是隨時(shí)對(duì)各種合同格式范本進(jìn)行檢索查詢和調(diào)用，可使合同的生成方便、準(zhǔn)確、快捷;合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是隨時(shí)查閱我國(guó)現(xiàn)行的各種有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī);其它子模塊是為了方便用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開(kāi)發(fā)模塊。

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是什么

檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對(duì)不斷加強(qiáng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障。
電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國(guó)檔案法》
第三十五條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對(duì)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進(jìn)行檢查：
（一）檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況；
（二）檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；
（六）對(duì)所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。