河北檔案信息化建設(shè)

梁其華

（河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院　石家莊　050021）

摘要　時(shí)代的發(fā)展對(duì)地質(zhì)檔案信息化管理要求愈來愈高，迫切要求建立地質(zhì)檔案信息化系統(tǒng)。本文根據(jù)河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及建庫(kù)前如何對(duì)地質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行剖析和分類等方面展開了探討，提出了今后檔案信息化發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞　地質(zhì)檔案　信息化系統(tǒng)

地質(zhì)科技檔案管理是地質(zhì)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)管理和技術(shù)服務(wù)工作。它歷經(jīng)了一代又一代廣大地質(zhì)工作者的艱辛勞動(dòng)，為保障我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供了基礎(chǔ)信息資源。緊把時(shí)代脈搏，加強(qiáng)地質(zhì)資料管理，建立健全地質(zhì)科技檔案工作制度，對(duì)地質(zhì)科技檔案進(jìn)行信息化管理，可以及時(shí)、準(zhǔn)確地為改善地質(zhì)環(huán)境、防治地質(zhì)災(zāi)害發(fā)生和保障社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展提供可靠依據(jù)，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

1 把握時(shí)代脈搏，樹立檔案信息化管理理念

1.1 地質(zhì)檔案信息化管理是地質(zhì)工作科學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案管理人員必須沖破學(xué)科的樊籬，在學(xué)科研究中實(shí)現(xiàn)人文和技術(shù)、管理與信息化的完美結(jié)合，這是社會(huì)對(duì)開發(fā)利用檔案資源的價(jià)值提出的更高要求。檔案管理人員更應(yīng)緊緊把握時(shí)代的脈搏，滿懷信心地參與檔案管理信息化的建設(shè)。

首先，地質(zhì)檔案信息化管理是現(xiàn)代化建設(shè)中不可缺少組成部分。目前，我們所有的地質(zhì)工作成果檔案均已形成電子文檔。在這種情況下，地質(zhì)檔案信息化管理應(yīng)是必然發(fā)展趨勢(shì)。其次，每個(gè)單位多年來積累了相當(dāng)數(shù)量的地質(zhì)檔案，隨著數(shù)量的增多，整理、檢索、查閱工作量大，給檔案和利用帶來了不便，影響了檔案的管理工作。如果將它們轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，不僅可以為利用者提供準(zhǔn)確、快捷、高效的服務(wù)，而且?guī)旆俊⒀b具緊張的問題都會(huì)得到一定程度的緩解，大大節(jié)約人力、物力。

因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，與當(dāng)今科技發(fā)展相適應(yīng)，可以大大提高檔案的管理水平和利用程度。

1.2 充分認(rèn)識(shí)檔案信息化，轉(zhuǎn)換工作思維模式

檔案管理信息化就是要求我們運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案智能化信息管理。檔案管理工作模式的信息化就是利用信息技術(shù)快速高效的特點(diǎn)，最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的效率。而工作目的信息化則是要充分體現(xiàn)和適應(yīng)信息共享的本質(zhì)屬性，把工作目的轉(zhuǎn)變到重在服務(wù)利用的方向上來，最大限度地利用信息技術(shù)的特性，實(shí)現(xiàn)有條件共享。為此必須實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)變，既要考慮管理系統(tǒng)的延續(xù)，又要充分體現(xiàn)新工作模式的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)就要在這樣思維理念的指導(dǎo)下來進(jìn)行。

2 地質(zhì)資料的分類

要想建立一個(gè)合理的檔案信息系統(tǒng)，首先要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行深度剖析和科學(xué)的分類?？茖W(xué)的分類可以使資料管理機(jī)構(gòu)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)有序的管理，然后結(jié)合各單位實(shí)際需要和特點(diǎn)，進(jìn)行綜合研究，從而形成一整套的信息系統(tǒng)管理模式。

2.1 根據(jù)專業(yè)內(nèi)容分類

檔案按專業(yè)分類可分為區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、環(huán)境地質(zhì)檔案、物碳地質(zhì)檔案、化學(xué)地質(zhì)檔案、遙感地質(zhì)檔案、地質(zhì)測(cè)繪檔案、實(shí)驗(yàn)測(cè)試檔案、探礦工程檔案、地質(zhì)科研檔案等。

2.2 根據(jù)地質(zhì)資料自然形成的順序分類

檔案按順序分類可分為實(shí)物地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料。

2.3 根據(jù)是否涉及國(guó)家秘密分類

檔案按是否涉及國(guó)家秘密可分為涉密地質(zhì)資料和非涉密地質(zhì)資料；按投資者的利益又可分為保護(hù)性地質(zhì)資料和非保護(hù)性地質(zhì)資料。二者組合形成涉密的保護(hù)性地質(zhì)資料、涉密的非保護(hù)性地質(zhì)資料、非涉密保護(hù)性地質(zhì)資料和非涉密的非保護(hù)性地質(zhì)資料四類；

2.4 根據(jù)地質(zhì)資料的表現(xiàn)形式分類

檔案根據(jù)地質(zhì)資料的表現(xiàn)形式可分為印刷形式地質(zhì)資料、數(shù)字形式地質(zhì)資料和實(shí)物地質(zhì)資料。

3 我單位地質(zhì)檔案分類與檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)狀況

3.1 資料分類情況

圖1 河北省地質(zhì)環(huán)境信息系統(tǒng)

對(duì)所管理檔案種類多、數(shù)量大、使用要求分類精細(xì)、借閱頻繁、查詢難等實(shí)際情況河北省環(huán)境地質(zhì)勘察院建立了一套“河北省地質(zhì)環(huán)境信息系統(tǒng)”（圖1）。根據(jù)《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》要求和實(shí)際工作需要把檔案分類為：技術(shù)檔案、年鑒、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖書、原本檔案、地形圖和參考資料七大類（圖2）；其中技術(shù)成果資料又分為：水文地質(zhì)、工程地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)、地質(zhì)災(zāi)害、環(huán)評(píng)、礦山環(huán)境、水資源論證和其他8類（圖3）。所有資料已全部錄入信息系統(tǒng)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)了按全庫(kù)、類別、檔號(hào)、報(bào)告名稱、關(guān)鍵詞、作者、編寫單位，成文日期、等多方位查詢調(diào)目，方便了借閱和使用，提高了工作效率，管理工作也因此上了一個(gè)新臺(tái)階。

圖2 河北省地質(zhì)環(huán)境信息系統(tǒng)檔案目錄

圖3 技術(shù)檔案目錄

3.2 主要功能及利用效果

3.2.1 主要功能

該系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)是針對(duì)地質(zhì)檔案特殊性而建立的，存有河北省環(huán)境地質(zhì)勘察院所有地質(zhì)資料。這是一個(gè)完整的資料檔案管理系統(tǒng)，具有錄入、編輯、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、歸還等功能。

3.2.2 利用效果

從利用角度上看，信息系統(tǒng)的開發(fā)利用解決了查詢難問題，使用檢索系統(tǒng)后跨類別檢索不再是一個(gè)難題，只需輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就可找到所要的檔案資料目錄。從管理者角度上看，檢索系統(tǒng)的開發(fā)利用為我院檔案管理提供了管理平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了信息化，同時(shí)也解決了人工統(tǒng)計(jì)繁雜、不準(zhǔn)確的問題。以往每年年報(bào)統(tǒng)計(jì)是一件頭痛的事，各類別數(shù)目要一頁一頁地統(tǒng)計(jì)，既繁瑣又容易出錯(cuò)。利用信息系統(tǒng)后，只要輸入統(tǒng)計(jì)所需內(nèi)容或時(shí)間段，就能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。以信息系統(tǒng)化推動(dòng)檔案規(guī)范化，使檔案管理信息化達(dá)到了一個(gè)新的高度。

從功能上，因?yàn)槭歉鶕?jù)本單位的實(shí)際情況設(shè)計(jì)、開發(fā)的軟件，可以隨時(shí)增加模塊，具有修改容易、操作簡(jiǎn)單等特點(diǎn)，為不斷持續(xù)改進(jìn)創(chuàng)造了條件。

4 結(jié)論與發(fā)展方向

4.1 建立檔案全文檢索體系

目前只是建立了地質(zhì)檔案目錄信息系統(tǒng)庫(kù)管理，并沒有完全實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案全文檢索體系。計(jì)算機(jī)目錄檢索系統(tǒng)主要通過建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)來實(shí)現(xiàn)，即將案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的自動(dòng)化管理。而計(jì)算機(jī)全文檢索系統(tǒng)則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，將所收集的檔案全文（包括文字、圖像、數(shù)據(jù)、代碼）進(jìn)行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接找到所需要的相關(guān)檔案信息。

4.2 建立完善的咨詢服務(wù)體系

檔案檢索工具可以介紹數(shù)據(jù)庫(kù)之所有，但是卻不能了解利用者之所需。無論科技如何進(jìn)步，設(shè)備如何先進(jìn)，都無法替代人與人之間的語言交流。利用者都希望所獲得的檔案信息是最具有針對(duì)性，是和利用目的最相關(guān)的。所以建立完善的咨詢服務(wù)體系也是必需，這樣可以幫助利用者了解檔案的直接信息和保存情況，解決查找檔案過程中所遇到的疑難問題，使利用者盡快找到自己所需的全部檔案資料。

4.3 發(fā)展是建立在基礎(chǔ)工作之上

在體會(huì)到信息系統(tǒng)庫(kù)給我們帶來的快捷、方便同時(shí)，我們也認(rèn)識(shí)到利用計(jì)算機(jī)檢索首先要做好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前期準(zhǔn)備工作。如果沒有大量的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理、分類、錄入及標(biāo)引工作，就很難創(chuàng)建一個(gè)合理、高效的檔案信息化系統(tǒng)，因此做好地質(zhì)檔案基礎(chǔ)工作還是既重要又必要的。

“乘風(fēng)破浪會(huì)有時(shí)，直掛云帆濟(jì)滄海。”社會(huì)信息化的洶涌巨潮，為新時(shí)代的檔案管理人員提供了弄潮學(xué)海的歷史性機(jī)遇。只要緊緊把握時(shí)代的脈搏，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，立足社會(huì)，面向未來，地質(zhì)檔案管理人員定將在社會(huì)信息化的宏圖上描繪出燦爛的一筆。

參考文獻(xiàn)

國(guó)土資源部礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量司.地質(zhì)行業(yè)地質(zhì)科技檔案工作條例.見：地質(zhì)資料管理工作手冊(cè).北京：地質(zhì)出版社，2003

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括哪些方面

什么是檔案信息化建設(shè)？

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。
十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開放與利用，將檔案向社會(huì)開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
其實(shí)就是把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對(duì)檔案信息化建設(shè)的。

如何做好機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。