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檔案信息化建設主要包括:基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件,只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡,才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心,是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標準、規(guī)范,并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設,人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計算機專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務,又熟悉信息技術的復合型人才。
檔案信息化建設主要包括:基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
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基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件,只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡,才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心,是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵,也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標準、規(guī)范,并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設,人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計算機專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務,又熟悉信息技術的復合型人才。
時光飛逝,如梭之日,辛苦的工作已經(jīng)告一段落了,回顧過去的工作,倍感充實,收獲良多,制定一份工作總結吧。為了讓您在寫工作總結時更加簡單方便,下面是我收集整理的檔案及其信息化管理工作總結,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
國電赤峰化工在國電蒙能有關部門的指導下,緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展和工程建設中心工作任務,認真貫徹落實國家和集團有關法律和規(guī)定,著力抓好檔案管理及信息化建設的各項基礎工作,努力促使檔案管理及信息化建設工作步入科學化、規(guī)范化、制度化的管理軌道,各類檔案的管理和現(xiàn)代信息技術、信息資源的利用都取得了一定的成效,現(xiàn)將檔案管理及信息化建設工作開展情況匯報如下:
一、檔案管理及信息化建設基本現(xiàn)狀
(一)人員設施投入初具規(guī)模,基本滿足企業(yè)基建階段需要。在目前基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下,高度重視檔案管理與信息化建設工作。在檔案管理方面,目前設有專職檔案管理人員兩人,臨時檔案管理辦公室一間,臨時檔案庫房3間。在信息化建設方面,設有專職人員2人,建設了樹狀拓撲結構內(nèi)部局域網(wǎng),實現(xiàn)光纜進戶,出口帶寬為8MB,現(xiàn)有20平米中心機房一處,機房配有華為百兆防火墻一臺,物資系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)專用服務器3臺,網(wǎng)絡終端計算機總數(shù)超過200臺,配有北京金和軟件股份OA辦公系統(tǒng)。檔案管理軟件已經(jīng)采用北京東方飛揚軟件開發(fā)的檔案管理系統(tǒng),目前正在于前期培訓階段。物資系統(tǒng)軟件目前已經(jīng)完成系統(tǒng)構架的部署、基礎數(shù)據(jù)的錄入、流程測試等基礎性工作,投入試運行。
(二)及時建立完善制度體系,檔案信息管理逐步規(guī)范?;な切陆ㄆ髽I(yè),為了盡快規(guī)范檔案及信息管理,促進工程建設進展,及時制定了《國電赤峰化工建設項目檔案歸檔辦法(暫行)》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》,并附“基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規(guī)章制度,確保檔案管理和信息化建設工作有法可依。
(三)加強基建階段檔案整理,維護企業(yè)歷史真實面貌。為了防止工程建設過程中出現(xiàn)前期資料不全和歸檔責任不清等問題,在時間緊、任務重、人員少等不利條件下,檔案管理人員及時掌握各項工程的進展情況,參加各項工程的竣工驗收會,做好設備開箱登記工作,認真搜集應當歸檔的散失在個人手中的各種文件材料,提高檔案的歸檔率。
具體做好了以下幾個方面的工作:一是對成立前期各種文件材料進行了收集、分類、整理及組卷工作;二是對已經(jīng)完成的設備及工程項目招投標文件進行了整理,裝訂及組卷,并按著蒙能的要求逐漸把招投標文件目錄標準化,規(guī)范化;三是對技術部、設備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進行了登記、分類、整理及組卷;四是完成了對三修車間辦公室、設備、備件、儀表電氣庫、廠區(qū)道路、廠區(qū)臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作,并把各項工程的竣工檔案按標準進行了分類、登記、整理及組卷;五是對招投標過程中形成的電子版文件進行了分類、整理、刻錄工作。
(四)提高檔案利用效率,服務工程建設大局。檔案工作的總目的,是提供檔案信息為工程建設和中心工作任務服務。檔案工作開展以來,大力開發(fā)檔案信息資源,規(guī)范檔案利用行為,促進檔案有效地為工作建設服務,一年多來檔案室提供借閱各種檔案800多人次,復印資料20000多張。
(五)注重人員業(yè)務培訓,不斷提高管理水平。長期以來,非常重視檔案工作,今年3月份組織檔案人員赴山西天脊集團參觀考察;5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業(yè)務培訓班,系統(tǒng)地學習了檔案管理學等專業(yè)課;6月份舉辦了新員工計算機應用知識培訓。
通過各種培訓使工作人員學習檔案管理和信息化建設新知識、新方法、新理念,為進一步做好檔案管理和信息化建設打下扎實基礎。
二、檔案管理及信息化建設面臨問題
(一)工程建設當中有些項目是邊設計,邊招標,邊施工工程,個別設備及工程招投標文件存在缺項及整理不規(guī)范等問題。
(二)化工行業(yè)檔案分類方案與電力企業(yè)檔案分類方案有所不同,我是國電集團的第一個化工項目,檔案分類過程中存在系統(tǒng)之間的差異,目前檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類,大的類別不違背電力系統(tǒng)分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導,進一步明確工作標準。
(三)由于正處在全面建設時期,辦公樓還沒有竣工,檔案庫房是臨時的,面積較小,各項安全防護設施還不齊全,所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。
(四)通信系統(tǒng)及計算機網(wǎng)絡維護人員專業(yè)水平較低,還不能完全滿足現(xiàn)代化煤化工企業(yè)的發(fā)展需要。
三、下一步工作思路
(一)進一步加大資金投入。下半年辦公樓將竣工,我們將按國家檔案管理的有關標準,規(guī)劃未來檔案室、庫房的布置及各項設施的配備,提前做好各種設備采購計劃,確保檔案工作盡快步入正軌。
(二)進一步重視信息安全。將認真強化內(nèi)部管理,建立建全管理制度和崗位責任制,把檔案管理和信息化建設工作責任落實到人,加強涉密檔案的管理,切實做好檔案信息系統(tǒng)安全保密工作。定期進行異機備份,做好各種數(shù)據(jù)保護,保證服務器安全,網(wǎng)絡安全,加強計算機病毒防護。
(三)加強檔案管理人員業(yè)務培訓。為進一步加強檔案的`規(guī)范化管理,不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,以適應現(xiàn)代化化工企業(yè)新形勢下的檔案工作,將不斷加強各級人員的培訓,提高檔案管理和信息化專責人員綜合素質(zhì)及業(yè)務能力。
(四)加強宣傳工作力度。今后我們要著力加強檔案法制和企業(yè)信息化建設意義的宣傳,不斷強化各級人員檔案意識,在日常工作中不斷積累資料,養(yǎng)成誰經(jīng)辦誰歸檔的好習慣,確保檔案的齊全、完整。
化工雖然在較短的時間內(nèi)建立起檔案管理及信息化工作基本框架,滿足了企業(yè)基建階段需求,但我們清醒地認識到,目前化工的檔案管理與信息化建設工作與國內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)相比仍有巨大差距。尤其是創(chuàng)建全國一流化工企業(yè)的戰(zhàn)略對我們檔案管理和和信息化建設工作提出了更高的要求,如何滿足企業(yè)發(fā)展的需求,如何為領導提供決策支持,如何通過信息化的應用進一步提高的管理水平等都是我們現(xiàn)在和將來要考慮解決和實施的重要工作內(nèi)容。
轉(zhuǎn)眼之間,一年的光陰又將匆匆逝去。回眸過去的一年,在xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位上,我始終秉承著“在崗一分鐘,盡職六十秒”的態(tài)度努力做好檔案及其信息化管理崗位的工作,并時刻嚴格要求自己,擺正自己的工作位置和態(tài)度。在各級領導們的關心和同事們的支持幫助下,我在檔案及其信息化管理工作崗位上積極進取、勤奮學習,認真圓滿地完成今年的檔案及其信息化管理工作任務,履行好xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位職責,各方面表現(xiàn)優(yōu)異,得到了領導和同事們的一致肯定。現(xiàn)將過去一年來在檔案及其信息化管理工作崗位上的學習、工作情況作簡要總結如下:
一、思想上嚴于律己,不斷提高自身修養(yǎng)
一年來,我始終堅持正確的價值觀、人生觀、世界觀,并用以指導自己在xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理崗位上學習、工作實踐活動。雖然身處在檔案及其信息化管理工作崗位,但我時刻關注國際時事和中央最新的精神,不斷提高對自己故土家園、民族和文化的歸屬感、認同感和尊嚴感、榮譽感。在xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位上認真貫徹執(zhí)行中央的路線、方針、政策,盡職盡責,在檔案及其信息化管理工作崗位上作出對國家力所能及的貢獻。
二、工作上加強學習,不斷提高工作效率
時代在發(fā)展,社會在進步,信息技術日新月異。xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關工作也需要與時俱進,需要不斷學習新知識、新技術、新方法,以提高檔案及其信息化管理崗位的服務水平和服務效率。特別是學習檔案及其信息化管理工作崗位相關法律知識和相關最新政策。唯有如此,才能提高xxx檔案及其信息化管理工作崗位的業(yè)務水平和個人能力。定期學習了xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作有關業(yè)務知識,并總結吸取前輩在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作經(jīng)驗,不斷彌補和改進自身在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中的缺點和不足,從而使自己整體工作素質(zhì)都得到較大的提高。
回顧過去一年來在xx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位工作的點點滴滴,無論在思想上,還是工作學習上我都取得了很大的進步,但也清醒地認識到自己在xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關工作中存在的不足之處。主要是在理論學習上遠不夠深入,尤其是將思想理論運用到xxx檔案及其信息化管理工作崗位的實際工作中去的能力還比較欠缺。在以后的xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中,我一定會揚長避短,克服不足、認真學習了xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關知識、發(fā)奮工作、積極進取,把工作做的更好,為實現(xiàn)中國夢努力奮斗。展望新的一年,在以后的xx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)工作中希望能夠再接再厲,要繼續(xù)保持著良好的工作心態(tài),不怕苦不怕累,多付出少抱怨,做好檔案及其信息化管理崗位的本職工作。同時也需要再加強鍛煉自身的檔案及其信息化管理工作水平和業(yè)務能力,在以后的工作中我將加強與檔案及其信息化管理崗位上的同事多溝通,多探討。要繼續(xù)在自己的工作崗位上踏踏實實做事,老老實實做人,爭取為xx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)做出更大的成績。
企業(yè)檔案管理信息化建設研究
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此,在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。
摘要: 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務活動的記載,其中涵蓋大量的珍貴資料,能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用,能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測,從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術快速發(fā)展的時代背景下,企業(yè)檔案管理應該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式,采用信息化管理的模式,以提高檔案管理水平,進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
關鍵詞: 檔案管理;信息化;建設途徑
在社會快速發(fā)展的形勢下,信息技術已經(jīng)廣泛的應用于各個領域中,為了適應時代的發(fā)展需求,檔案管理應該逐步實現(xiàn)信息化建設,以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。檔案管理信息化建設,是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術,工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷,同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設,能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務進行更加透徹的分析,并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學的預測,對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。
1企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀
檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革,所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難,需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的,而在實行信息化建設之后,所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施,所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度,有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高,但是對于檔案管理信息化建設中使用的`操作軟件不夠熟練,所以還需要一個適應的過程,在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務開展情況不同,所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段,各方面的體系建設還不夠完善,所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一,而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件,所以在實際應用的過程中,無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設方面也不夠健全,檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小,沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡體系,所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度,阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的,所以需要不斷的努力,克服各種困難,推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。
2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑
2.1加強對檔案管理信息化建設的重視
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用,所以必須高度重視,加大投入,加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的建設,進一步提高檔案信息化水平,為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供一流的檔案信息服務。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務質(zhì)量,必須加快信息化建設,減輕檔案人員重復進行的體力勞動,解放生產(chǎn)力,提高工作效率,將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作
加強基礎工作,做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理,防止電子信息的丟失,避免重復勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡系統(tǒng)的開發(fā),建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡建設已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連,建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統(tǒng),構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡報送及應用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作,要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程,擴大數(shù)字檔案信息資源總量。
2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定
標準規(guī)范是檔案信息化建設的基礎,是不可或缺的必要條件,是檔案信息化建設的法律保障。目前,有些標準還不明確,有的還沒有標準,因此,檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定,盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用,但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備,因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規(guī)范性原則,制定相應標準、規(guī)范、法規(guī),按照統(tǒng)一的規(guī)范標準,使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復建設等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循,保證信息化的進行,以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4加強信息化人才培養(yǎng)
檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成,所以為了促進檔案管理信息化建設的順利開展,應該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓,轉(zhuǎn)變其思想意識,認識到檔案信息化建設的重要性,從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學習中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié),在完成檔案管理的基本工作后,能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用,從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
3結束語
企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢,也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過程中,還面臨諸多的困難,需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展,需要得到企業(yè)管理層的高度重視,加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓,配置齊全的硬件設施,根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展狀況,選擇適宜的操作軟件和應用系統(tǒng),制定完善的規(guī)章管理制度,為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定堅實的基礎。
參考文獻:
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