加快檔案信息化建設的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質災害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學技術在地質檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經(jīng)成為地質檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領域有其特殊的地位。

關鍵詞 地質 信息化建設 地質檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設對地質檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。地質檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1 地質檔案信息化管理的重要性

地質檔案是地質部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質檔案管理工作是地質事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質檔案信息化管理工作作為地質工作的管理性、服務性、基礎性工作，在地質工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質檔案信息化建設的內(nèi)容

檔案信息化建設內(nèi)容十分豐富。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等四個方面的內(nèi)容。

1)基礎設施建設。軟、硬件基礎設施是地質檔案信息化建設必不可少的基本條件，是地質檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。

2)檔案信息資源建設。地質檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質檔案信息化建設取得實效的關鍵。

3)標準規(guī)范建設。地質檔案信息資源共享，基礎數(shù)據(jù)庫為社會利用，標準規(guī)范是地質檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)地質檔案信息資源有效利用，避免重復建設，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。

3 地質檔案信息化建設的過程

地質檔案信息化建設，要以地質檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡化管理為基礎，依托各地政務信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設任務，為地質檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎和條件。地質檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行地質檔案信息化建設。

首先是收集地質檔案的過程。要擴大地質檔案收集對象，既要向法定的地質檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質檔案收集范圍，不僅收集文書地質檔案，還要收集其他門類的地質檔案。地質檔案的收集應注重收集具地方特色的地質檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏地質檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質檔案高質量的信息服務提供堅實的數(shù)據(jù)基礎。這樣才能實現(xiàn)地質檔案館服務社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質檔案工作服務渠道。

其次是管理地質檔案的過程。決定地質檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質檔案，就無法發(fā)揮地質檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術管理地質檔案，實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)地質檔案目錄檢索，在一定的權限內(nèi)進行地質檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質檔案館通過信息技術，介紹館藏、編寫各類地質檔案信息，達到地質檔案資源共享。

第三是利用地質檔案的過程。地質檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質檔案信息資源，對地質檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質檔案開展科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用地質檔案信息資源為社會服務，從而達到地質檔案信息資源的有效利用。

第四是地質檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質檔案一體化管理模型，建立新型地質檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質檔案信息化建設中應注意的幾個問題

1)地質檔案信息化建設的發(fā)展，由地方經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質檔案部門在地質檔案信息化建設過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2)保障重點，分級建設。地質檔案信息化建設首先集中力量對重要的地質檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內(nèi)，以最快的速度實現(xiàn)地質檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類地質檔案的信息化進行分級建設。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應該優(yōu)先建立對文書地質檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關對地質檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)地質檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質檔案信息化建設需要用現(xiàn)代信息技術的觀念、技術、設備、方法對地質檔案管理業(yè)務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質檔案信息化工作，這就要求各級地質檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓，送骨干到高?；驀馍钤?，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4)在網(wǎng)絡環(huán)境中，地質檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質檔案在網(wǎng)絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質檔案在網(wǎng)絡中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經(jīng)常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術。

5)關于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進行修復。

5 加強地質檔案信息化管理的措施

地質檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質檔案信息化管理的有關標準，推廣地質檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子地質檔案的管理，做好電子文件、電子地質檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡，建立企業(yè)地質檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏地質檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

地質檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)地質檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質檔案信息服務。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網(wǎng)絡技術的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化的建設。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統(tǒng)檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結

隨著信息技術的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件設計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應結合檔案管理信息化的特點，總結信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質化向數(shù)字化轉變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機技術應用普及和信息技術發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展奠定了技術基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設投入大量資金，導致系統(tǒng)軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質檔案向電子檔案轉變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設缺少針對性

檔案管理信息化建設是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）轉變思想觀念

事業(yè)單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設與投入，引進現(xiàn)代化管理設備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務效率和質量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質

對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業(yè)素質對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性?？茖W有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻】

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013,03:290.

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[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

如何推進檔案信息化建設

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考及設想

檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作的思考
⑴領導決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關部門領導要充分認識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當前時代發(fā)展相適應的管理方法。首先應該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎，軟硬件設施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規(guī)范、科學化方向發(fā)展。
⑵加強相關人員專業(yè)素質培訓
要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關專業(yè)技術人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻自己的一份力。
⑶及時更新完善相關信息
中國文化源遠流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，利用信息化技術實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網(wǎng)絡化檔案管理工作趨于紊亂。因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關部門工作提供相關信息，只有信息足夠準確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關人員進行法律知識方面的培訓，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發(fā)展。建設檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理建立了良好基礎。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強檔案數(shù)字化管理可以建立相關數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關的管理標準，設立特定計算機技術人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

請結合文秘工作，談談檔案管理的重要性以及對未來檔案管理的發(fā)展的思考

　　論做好文秘工作促進檔案管理工作
　　一、提高對文秘工作重要性的認識

　　文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
　　一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔助性工作。
　　二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?br>　　三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
　　二、加強檔案管理勢在必行
　　文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
　　首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質服務對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
　　其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
　　三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設服務
　　文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
　　一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
　　二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
　　三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
　　五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規(guī)劃具備省乙級資質、公路行業(yè)具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
　　其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規(guī)劃設計師都必須肩負起責任。

　　四、結束語

　　作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設計變更按有關規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。