加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入進(jìn)行，企業(yè)發(fā)生著日新月異的變化，企業(yè)管理水平的好壞直接關(guān)系到其在市場競爭中能否取得優(yōu)勢，而企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作中最為基礎(chǔ)的工作，對于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的作用，而且在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展中也發(fā)揮著積極的意義。近年來，企業(yè)檔案管理工作越來越受以大家的重視，所以需要有效的加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，使企業(yè)檔案更好的發(fā)揮出自身的優(yōu)勢和作用，為企業(yè)的發(fā)展排憂解難。

一、開發(fā)企業(yè)檔案的深層價(jià)值，為企業(yè)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

企業(yè)檔案工作貫穿于企業(yè)的各個(gè)部門和各個(gè)層次，是企業(yè)管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作之一，企業(yè)檔案以多種載體的形式存在，可以說是企業(yè)發(fā)展過程中一筆巨大的無形資產(chǎn)，為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力源泉，為企業(yè)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。我國自加入世界貿(mào)易組織以來，經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程就不斷加快，在這種嚴(yán)竣的競爭壓力下，企業(yè)更應(yīng)加快對檔案的開發(fā)和利用，通過對檔案信息資料進(jìn)行整理、研究和提煉，從而將其深層次的價(jià)值開發(fā)出來，使其能夠及時(shí)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員提供科學(xué)的依據(jù)，為企業(yè)的發(fā)展拓寬思路，研制出新產(chǎn)品及新技術(shù)，從而將企業(yè)的檔案信息資料轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，加快企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程，使企業(yè)在激烈的市場競爭中提升核心競爭力，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速增長。

二、加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

企業(yè)檔案是為企業(yè)目標(biāo)服務(wù)的，其在企業(yè)的各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生，所以企業(yè)檔案是無法獨(dú)立存在的，也就是說在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案不可能成為企業(yè)的第一要?jiǎng)?wù)。特別是在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要想快速發(fā)展，就需要努力提高其經(jīng)濟(jì)效益，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)最大化為其發(fā)展的目標(biāo)。而且國家也提出了企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求。在這種大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作也需要適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，抓住企業(yè)信息化建設(shè)的良好時(shí)機(jī)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，努力提高檔案信息化管理水平，使企業(yè)檔案工作朝著網(wǎng)絡(luò)化和智能化的方向發(fā)展。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)和應(yīng)變能力

企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)服務(wù)，而且企業(yè)檔案管理工作中，人是檔案工作的主體，所以需要加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，努力提升其整體素質(zhì)和專業(yè)技能，為檔案管理工作的創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新時(shí)期檔案工作，對于管理人員的要求較高，不僅需要掌握檔案專業(yè)知識(shí)和技能，而且還要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)管理知識(shí)，做好電子檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，對所管理的對象進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)自身知識(shí)的更新，增加自身的應(yīng)變能力和素質(zhì)的提高，只有這樣才能在檔案工作中掌握主動(dòng)權(quán)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)企業(yè)還要組建成一支具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，以其優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、樹立檔案保密新理念，為企業(yè)安全服務(wù)

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會(huì)化的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來越大、任務(wù)越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會(huì)，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多種化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時(shí)，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來難以估量的損失。

隨著社會(huì)民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業(yè)檔案工作如何對待利用與保密的關(guān)系，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新形勢，這是檔案工作面臨的一個(gè)較為棘手的問題。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開放檔案資料的過程中，基于全方位對外開放和涉密領(lǐng)域點(diǎn)多、線長、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對歷史負(fù)責(zé)、對黨和國家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來認(rèn)識(shí)和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專利、科研成果、核心技術(shù)等無形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識(shí)別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施，有效的保證企業(yè)檔案的安全，為企業(yè)的發(fā)展提供安全、有效的服務(wù)。

企業(yè)檔案是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期發(fā)展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng)，也不僅僅是檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。

同時(shí)是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識(shí)的積淀，它在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。特別是在當(dāng)前新形勢下，面對信息化時(shí)代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時(shí)代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，提高個(gè)人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化，為企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

天津市檔案館的簡介

天津市檔案局是中共天津市委、天津市政府主管全市檔案工作的職能機(jī)構(gòu)，天津市檔案館是集中管理檔案的事業(yè)單位，局館合署辦公。內(nèi)設(shè)辦公室、人事處、機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理處、企業(yè)檔案管理處、法制處、安全保衛(wèi)處、行政處、征集接收部、檔案技術(shù)保護(hù)部、電子檔案信息部、檔案保管利用部、檔案編輯研究部等12個(gè)職能部門；下屬檔案裝具中心、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案人才交流中心、檔案教育培訓(xùn)中心4個(gè)直屬事業(yè)單位。 天津市檔案館是全國省級館藏逾百萬卷的大型綜合檔案館，1996年加入國際檔案理事會(huì)城市檔案館委員會(huì)，1997年被評為國家一級檔案館。天津市檔案館位于風(fēng)景秀麗的教育文化園區(qū)內(nèi)，建筑面積13000平方米，庫房面積6500平方米，具有良好的檔案保管條件和完備的安全保護(hù)裝備及先進(jìn)的利用檔案服務(wù)設(shè)施。庫房二期擴(kuò)建5000平方米工程已破土動(dòng)工，預(yù)計(jì)年內(nèi)完成。現(xiàn)有館藏檔案762個(gè)全宗、132萬卷，排列總長度1.9萬米，其中建國前檔案84萬卷，錄音、錄像檔案127盤，照片檔案39405張，資料8千余種、5.8萬多冊。館內(nèi)現(xiàn)存最早檔案為1722年（清康熙六十一年），全國聞名的天津商會(huì)、天津海關(guān)、天津郵政檔案，列入《中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》。檔案真實(shí)地記載了天津城市近現(xiàn)代不同時(shí)期的發(fā)展歷程。天津市檔案館堅(jiān)持以人為本，滿足社會(huì)和人民群眾需求，開設(shè)了專門閱覽室，熱誠接待國內(nèi)外利用者查閱檔案；建立了現(xiàn)行已公開文件閱覽服務(wù)中心，熱心為百姓提供政務(wù)信息服務(wù)。 歷史檔案特藏庫 檔案庫房21世紀(jì)以來，天津市檔案館加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，建成了檔案資源網(wǎng)、辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)、外網(wǎng)及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫為一體的“三網(wǎng)一庫”，開通了天津檔案網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)案卷級和部分文件級目錄機(jī)檢、機(jī)讀。老百姓在家中就可以上網(wǎng)查閱檔案信息，開辟了公眾利用檔案的新途徑。為推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，已建成了天津市檔案目錄中心、檔案數(shù)字化加工中心、檔案縮微中心和音視頻檔案處理中心等4個(gè)檔案信息化加工基地。市檔案館累計(jì)完成文件級檔案目錄錄入400多萬條，已開始實(shí)施重要珍貴紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像檔案數(shù)字化掃描工作。天津市檔案館擁有一批檔案專業(yè)技術(shù)人員，具有較強(qiáng)的檔案科研、開發(fā)、編研能力。與有關(guān)單位共同承擔(dān)了《電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范》國家級課題科研，完成了各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定并通過驗(yàn)收。相繼編輯出版了檔案史料28種、3000多 萬字，并開展了檔案教育、咨詢、鑒定、整理、代保管、縮微、數(shù)字加工、音視頻多媒體處理、裱糊、裝具等檔案業(yè)務(wù)，檔案科研成果多次獲國家、省市獎(jiǎng)勵(lì)。

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何提高檔案管理水平和檔案利用率

如何提高檔案管理水平和檔案利用率
建立完善的檔案管理體制
　　對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運(yùn)行機(jī)制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進(jìn)行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，重視管理的宏觀把握，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)部門積極配合，將檔案管理工作認(rèn)真落實(shí)下去，同時(shí)，還要對檔案管理工作進(jìn)行探究，構(gòu)建健全的管理機(jī)制，重視采用工作的責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人頭上，認(rèn)真落實(shí)專人專崗制度，從而構(gòu)建一個(gè)健全合理的審核制度。通過這樣進(jìn)行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個(gè)部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進(jìn)行，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化的管理機(jī)制。
加快檔案管理信息化建設(shè)
　　所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進(jìn)行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會(huì)提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實(shí)科學(xué)化的管理工作，使檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進(jìn)程以滿足現(xiàn)代化社會(huì)飛速發(fā)展的需要。同時(shí)，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)完善的管理機(jī)制，構(gòu)建一個(gè)信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個(gè)專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進(jìn)行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進(jìn)行科學(xué)化、自動(dòng)化的管理。
促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
　　在檔案管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個(gè)專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進(jìn)行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時(shí)，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時(shí)間將檔案的開發(fā)與管理工作進(jìn)行有針對性的審核，在保證正確進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個(gè)健全的檔案評估機(jī)制，積極引用比較先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　檔案管理工作事實(shí)上屬于一種持續(xù)性非常強(qiáng)的一項(xiàng)工作，這就要求管理工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個(gè)檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學(xué)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理的時(shí)候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強(qiáng)的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠(yuǎn)。