江蘇檔案信息化建設(shè)

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，結(jié)合我館的實(shí)際，始終把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項(xiàng)重要工作來抓，適時(shí)規(guī)劃，突出重點(diǎn)、有序推進(jìn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面取得了一定的成績，現(xiàn)將一年來的工作情況匯報(bào)如下：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。

為進(jìn)一步加強(qiáng)我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》，積極開展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費(fèi)比較困難的情況下，通過各種途徑，增加對信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對各單位財(cái)力條件的不同，提出財(cái)力許可的單位一次性投入到位，財(cái)力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計(jì)算機(jī)普及率達(dá)到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達(dá)90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實(shí)施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點(diǎn)，為了使老百姓能及時(shí)享受到黨和國家出臺的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重點(diǎn)把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級52536條、文件級812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，今年我局投入16萬元資金，通過招投標(biāo)的方式，對館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫打下了基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機(jī)讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財(cái)政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)站及政府公開信息查閱場所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)對網(wǎng)站版面內(nèi)容進(jìn)行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開信息查詢、現(xiàn)行文件查詢及檔案館館藏檔案查詢?nèi)齻€(gè)利用版塊，這樣我們就可以通過檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來重視對檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓(xùn)工作。xxxx年我局積極開展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識培訓(xùn)共3次，定期對各單位專(兼)職檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓(xùn)，努力提高其掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對新形勢、提出新要求，要求各單位的專(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書》和《江蘇省計(jì)算機(jī)能力二級證書》)上崗，努力把我縣檔案隊(duì)伍建設(shè)成既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強(qiáng)。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)開放檔案政府信息公開服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過網(wǎng)上快速查詢，更好服務(wù)社會(huì)大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實(shí)施意見》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)南京市檔案信息化建設(shè)若干意見》等相關(guān)文件要求，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)、以全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)為主線、以省市要求為目標(biāo)，搶抓機(jī)遇、開拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動(dòng)開始，便得到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時(shí)度勢，同步開展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預(yù)留條件。近年來，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財(cái)力等多方面給予支持，投入資金160余萬元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，區(qū)政府信息中心辟出專門IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書記親自擔(dān)任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長以及分管副區(qū)長擔(dān)任中心副主任，足見區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的認(rèn)識。面向全區(qū)各街道、部門及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實(shí)施意見》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時(shí)，全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場所到位,實(shí)現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步達(dá)標(biāo)。

二、購置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個(gè)方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。目前共購置服務(wù)器3臺、計(jì)算機(jī)43臺、投影儀1臺、交換機(jī)1臺、顯示屏1臺、觸摸屏1臺、刻錄機(jī)3臺、掃描儀2臺、打印機(jī)4臺、復(fù)印機(jī)2臺、計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購置計(jì)算機(jī)100余臺，棲霞區(qū)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率達(dá)100%。

2、強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級國家綜合檔案館和國家二級館的有利契機(jī)，先后投入經(jīng)費(fèi)160多萬元，為檔案局(館)設(shè)立獨(dú)立門戶網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過專有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來，已累計(jì)入藏各類檔案103個(gè)全宗97萬條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會(huì)檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。為適應(yīng)新形勢所帶來的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動(dòng)態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導(dǎo)，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將為未來的檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供優(yōu)良的元知識元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫的必備條件?；诖耍瑮紖^(qū)檔案館完成館藏的103個(gè)全宗的97萬條案卷目錄和文件級目錄的數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時(shí)，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進(jìn)館、目錄實(shí)時(shí)入庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫動(dòng)態(tài)管理，基本完成文件級目錄庫建設(shè)。

2、推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺、服務(wù)器3臺、計(jì)算機(jī)43臺以及相應(yīng)的存儲設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線，專門負(fù)責(zé)館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開展對查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個(gè)全宗的文書檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計(jì)97萬頁紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過全區(qū)電子政務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對檔案信息資源進(jìn)行整合，努力開創(chuàng)檔案資源的全社會(huì)共享之路。從宏觀上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對管理理念的變革，樹立前端控制、知識化管理與集成管理的理念;在具體實(shí)踐中，致力于構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)溝通，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過定期收集區(qū)機(jī)關(guān)各部門可公開的政務(wù)文件，建成動(dòng)態(tài)文件數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類檢索查詢服務(wù)。與軟件合作開發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動(dòng)采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對接，實(shí)現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動(dòng)記錄、自動(dòng)分類、自動(dòng)歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對聲像檔案的利用越來越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線電視臺、《棲霞簡報(bào)》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會(huì)效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個(gè)工作的重點(diǎn)。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動(dòng)下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級機(jī)關(guān)工委、區(qū)文化局等部門以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負(fù)責(zé)。管理中心成立以來，共收集、整理、數(shù)字化黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來區(qū)視察、考察的各類照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會(huì)事業(yè)等方面的照片1萬余張，以及從區(qū)有線電視臺收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個(gè)子系統(tǒng)。

3、開通棲霞區(qū)檔案門戶網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開通自己的門戶網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺管理系統(tǒng)，做到操作簡便、權(quán)責(zé)明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機(jī)關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開、檔案查詢、現(xiàn)行文件查詢、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動(dòng)態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開放性、動(dòng)態(tài)性和非線性等特點(diǎn)，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開辟了一個(gè)為社會(huì)各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開放檔案目錄4000多條，訪問人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門戶網(wǎng)站社會(huì)效益。

五、踐行標(biāo)準(zhǔn)、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟我國已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并努力踐行這些標(biāo)準(zhǔn);另一方面依據(jù)具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢，評價(jià)并修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實(shí)際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件實(shí)施入庫，每個(gè)季度向區(qū)檔案館報(bào)送一次聲像檔案，進(jìn)一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是積極參加各級舉辦的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)絕大多數(shù)人都通過了公務(wù)員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識，大部分檔案人員都能夠獨(dú)立開展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)工作;二是積極組織部分從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等;三是定期對本區(qū)檔案人員開展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)行等方面的知識與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個(gè)部門進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導(dǎo)。經(jīng)過努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴(yán)格紀(jì)律、落實(shí)規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實(shí)落實(shí)國家及省、市相關(guān)部門對加強(qiáng)信息安全保障工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)局(館)24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控;加強(qiáng)對檔案館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺計(jì)算機(jī)實(shí)行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機(jī)房工作人員不得將與工作無關(guān)的光盤、磁盤上機(jī)使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運(yùn)行在兩臺服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運(yùn)行檔案門戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運(yùn)行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴(yán)格的身份鑒別、訪問控制和加密存儲等安全保密措施。同時(shí)，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機(jī)房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識，嚴(yán)格按照保密制度執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實(shí)行定人定責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過嚴(yán)格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)人員和專業(yè)計(jì)算機(jī)操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專業(yè)人員來加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)還不十分明確，資源共建與共享意識不強(qiáng)，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，局限于檔案庫收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無法滿足社會(huì)各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，取得了一定成績，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會(huì)效應(yīng)，但同時(shí)也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個(gè)性化。在新的起點(diǎn)上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任出發(fā)，通過有效履行服務(wù)職責(zé)來完善自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境,并從社會(huì)中獲取自身發(fā)展的不竭動(dòng)力。同時(shí)，本著求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)一步整體推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。我們堅(jiān)信，唯有充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動(dòng)棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

推進(jìn)江蘇數(shù)字地質(zhì)資料檔案館建設(shè)

蔣洪明

(江蘇省地質(zhì)資料館)

摘要 隨著信息化的迅猛發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展已跨入了一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代。江蘇省地質(zhì)資料館館藏地質(zhì)資料數(shù)字化工作的全面完成，推進(jìn)了全省數(shù)字地質(zhì)資料館的建設(shè)。這是現(xiàn)時(shí)發(fā)展的必然趨勢，也是省館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文主要闡述了江蘇省地質(zhì)資料館為推動(dòng)全省數(shù)字地質(zhì)資料館建設(shè)，開拓思路，創(chuàng)新理念，積極完善館藏各項(xiàng)建設(shè)。同時(shí)，作者結(jié)合省館工作實(shí)際，進(jìn)一步闡述了數(shù)字地質(zhì)資料館建設(shè)的重要性以及必要性。

關(guān)鍵詞 江蘇省 地質(zhì)資料 數(shù)字檔案館

1 數(shù)字地質(zhì)資料檔案館建設(shè)基礎(chǔ)

圖文數(shù)字化地質(zhì)資料是江蘇省地質(zhì)資料館(以下簡稱省館)建設(shè)數(shù)字地質(zhì)資料檔案館的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源及必要條件。同時(shí)，它也是地質(zhì)資料社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的前提與基礎(chǔ)。省館根據(jù)國土資源部數(shù)字國土工程工作標(biāo)準(zhǔn)《SZ1999001—2000 圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》，歷時(shí)十年多的時(shí)間，全面完成了館藏6000多檔地質(zhì)資料檔案的圖文數(shù)字化工作。圖文數(shù)字化所形成的海量電子地質(zhì)資料信息，為全省數(shù)字地質(zhì)資料檔案館建設(shè)提供了數(shù)據(jù)保障。它的產(chǎn)生與應(yīng)用，不僅促進(jìn)了地質(zhì)資料信息化的服務(wù)利用，相應(yīng)地也促使了與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在地質(zhì)資料檔案中的廣泛應(yīng)用。

在信息化發(fā)展的前提過程中，地質(zhì)資料檔案管理人員已認(rèn)識到數(shù)字化信息的重要性。因?yàn)閿?shù)字地質(zhì)資料檔案館的建設(shè)必須在信息化發(fā)展的前提下，才能產(chǎn)生一種全新的數(shù)字地質(zhì)資料檔案館形態(tài)。數(shù)字地質(zhì)資料館的建設(shè)也就意味著需將館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的地質(zhì)資料信息、匯交接收的地質(zhì)資料電子信息、整理加工后建立的各類地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行存儲，通過網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)向社會(huì)用戶提供方便快捷的數(shù)字地質(zhì)資料檔案信息服務(wù)功能。

2 數(shù)字地質(zhì)資料檔案館建設(shè)內(nèi)容

為加強(qiáng)推進(jìn)數(shù)字地質(zhì)資料檔案館的建設(shè)，省館積極有效地對館內(nèi)管理制度進(jìn)行了完善；增添了新的硬件設(shè)備，及時(shí)更新了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的升級；對技術(shù)人員進(jìn)行了管理平臺應(yīng)用的專項(xiàng)培訓(xùn)；通過引進(jìn)人才，優(yōu)化了人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)；擴(kuò)大了省館網(wǎng)絡(luò)化的管理；率先實(shí)行全省數(shù)字化成果異地備份工作。同時(shí)，開發(fā)了多項(xiàng)地質(zhì)資料集群化產(chǎn)品項(xiàng)目。

2.1 完善制度建設(shè)

省館領(lǐng)導(dǎo)班子對管理制度的建設(shè)非常重視。根據(jù)省館現(xiàn)有的制度，結(jié)合實(shí)際的工作狀況，進(jìn)一步修改、完善了地質(zhì)資料接收、保管、借閱、庫房管理等制度。通過資料借閱承諾書的修訂，保密協(xié)議的簽訂，使各項(xiàng)規(guī)章制度加以完善，落到實(shí)處。通過崗位職責(zé)的明確分工，提高了各部門工作人員的積極性，館內(nèi)工作得到了井然有序的開展。合理規(guī)劃以及管理制度的完備，為數(shù)字地質(zhì)資料檔案館的建設(shè)提供了可靠的制度保障。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為進(jìn)一步提高項(xiàng)目任務(wù)的效率以及更好地提供借閱服務(wù)，省館新增了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、大幅面掃描儀等硬件設(shè)備，并加強(qiáng)對系統(tǒng)軟件的升級，從而進(jìn)一步提升了數(shù)字地質(zhì)資料檔案的建設(shè)。同時(shí)，省館大力推進(jìn)并啟動(dòng)了實(shí)物庫的建設(shè)工作。從多方面、多角度地夯實(shí)了數(shù)字地質(zhì)資料檔案館建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)施。

2.3 管理平臺建設(shè)

為配合全省地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，省館購置了服務(wù)器，安裝了地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)，現(xiàn)已有6000多檔地質(zhì)資料信息存入了該管理系統(tǒng)，為來館查閱資料者提供了地質(zhì)資料基礎(chǔ)保障。

自2013年3月以來，省館開通的地質(zhì)資料信息集群化共享服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)了與全國館藏機(jī)構(gòu)并網(wǎng)查詢。目前，已有6500多檔館藏地質(zhì)資料目錄信息錄入平臺，并實(shí)行每月動(dòng)態(tài)更新。全國地質(zhì)資料信息集群化共享服務(wù)平臺的建立，拓寬了數(shù)字地質(zhì)資料檔案信息的服務(wù)范圍，強(qiáng)化了資料服務(wù)的水平，進(jìn)一步提高了地質(zhì)資料檔案的利用效率。

地質(zhì)資料匯交管理平臺的建設(shè)，是對全省地質(zhì)資料匯交監(jiān)管平臺的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理。省館將所有的地質(zhì)工作項(xiàng)目信息進(jìn)行了錄入，并補(bǔ)充了全省探礦權(quán)、采礦權(quán)、地質(zhì)項(xiàng)目，通過匯交憑證的及時(shí)發(fā)放，對欠交單位及時(shí)發(fā)放催交通知書，從而完善了匯交管理制度，提高了匯交效率。

2.4 省館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

江蘇省地質(zhì)資料館網(wǎng)站的建立，為社會(huì)提供了方便、快捷的地質(zhì)資料在線服務(wù)，推進(jìn)了電子地質(zhì)資料的利用價(jià)值。自從開通館網(wǎng)站以來，省館網(wǎng)站累計(jì)訪問量已達(dá)113715人次；提供全文瀏覽和下載服務(wù)48421人次。網(wǎng)站數(shù)字資料的服務(wù)，既是社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需求，也是提高數(shù)字地質(zhì)檔案資料方便、快捷和高效服務(wù)的有效途徑。

省館局域網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，大大提高了館內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸與利用效率，確保了數(shù)字化生產(chǎn)過程中地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的安全，有效地達(dá)到了對數(shù)字化工作過程中的監(jiān)督與控制。

2.5人才隊(duì)伍的建設(shè)

省館加強(qiáng)內(nèi)部人員建設(shè)，對現(xiàn)有在崗人員加強(qiáng)了技術(shù)上的培訓(xùn)與引導(dǎo)，并積極鼓勵(lì)大家參加科研項(xiàng)目，建立學(xué)習(xí)研討小組，形成良好學(xué)習(xí)氛圍。對外，省館則積極引進(jìn)專業(yè)類的碩士研究畢業(yè)生，補(bǔ)充并夯實(shí)省館技術(shù)隊(duì)伍力量，從而提高了地質(zhì)資料管理和地質(zhì)資料信息集群化開發(fā)利用水平。

2.6 重要數(shù)據(jù)備份

為了進(jìn)一步提高并保證數(shù)字化成果地質(zhì)資料的安全管理。綜合考慮地質(zhì)災(zāi)害等環(huán)境因素的影響，為確保地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的安全性，省館在全省率先開展了成果數(shù)字地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的異地備份工作。2014年6月，省館派專人將6416檔成果地質(zhì)資料數(shù)據(jù)安全送達(dá)南通國土資源廳數(shù)據(jù)備份中心，完成了異地?cái)?shù)據(jù)備份交接工作。今后新增的成果地質(zhì)資料數(shù)據(jù)，省館將會(huì)根據(jù)數(shù)據(jù)量，定期進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)備份的完整性。

省館首次異地成果數(shù)據(jù)備份，是全省地質(zhì)工作的創(chuàng)新思路，它為省館數(shù)字化成果資料的安全存儲，打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為今后江蘇省經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)提供了數(shù)據(jù)保障。

2.7 以需求為導(dǎo)向，加強(qiáng)地質(zhì)資料項(xiàng)目建設(shè)

為進(jìn)一步有針對性地提供地質(zhì)資料集群化服務(wù)，省館與江蘇華東地質(zhì)調(diào)查集團(tuán)進(jìn)行了“江蘇省句容市九華山地區(qū)地質(zhì)資料信息集成”的協(xié)作項(xiàng)目任務(wù)。數(shù)字地質(zhì)資料在該項(xiàng)目中的應(yīng)用，為找礦信息(地質(zhì)、礦產(chǎn)、物化遙、礦政等)的集成與研究提供了基礎(chǔ)信息，體現(xiàn)了數(shù)字地質(zhì)檔案資料在服務(wù)上的深化利用，也是省館主動(dòng)開發(fā)地質(zhì)資料信息服務(wù)產(chǎn)品的創(chuàng)新體現(xiàn)。

為深入推進(jìn)地質(zhì)資料信息集群化工作，《國土資源部關(guān)于印發(fā)＜推進(jìn)地質(zhì)資料信息服務(wù)集群化產(chǎn)業(yè)化工作方案＞的通知》(國土資發(fā)〔2010〕113號)，要求完成各省(區(qū)、市)的重要鉆孔數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。在重要地質(zhì)鉆孔數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，將江蘇省地質(zhì)工作形成的歸檔保管的地質(zhì)鉆孔資料進(jìn)行整理并提供利用。省館已數(shù)字化的地質(zhì)資料為地質(zhì)鉆孔數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了所需的圖文信息資料，包括鉆孔柱狀圖、工程布置圖、勘探線剖面圖以及樣品分析結(jié)果表等。鉆孔數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，為找礦突破戰(zhàn)略行動(dòng)提供基礎(chǔ)資料，為地質(zhì)資料社會(huì)化服務(wù)提供了基礎(chǔ)。

3 意義

數(shù)字地質(zhì)資料檔案館的建設(shè)，是數(shù)字地質(zhì)資料檔案收集、管理、存儲、利用的綜合，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字地質(zhì)資料檔案在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)活動(dòng)。加強(qiáng)數(shù)字地質(zhì)資料檔案的建設(shè)，不僅提高了地質(zhì)資料技術(shù)人員的綜合素質(zhì)能力，而且創(chuàng)新發(fā)展了地質(zhì)資料管理工作制度，健全規(guī)范了工作管理，實(shí)現(xiàn)了多樣化的服務(wù)手段，從而可以滿足社會(huì)對數(shù)字地質(zhì)資料的不同需求。

加強(qiáng)數(shù)字地質(zhì)資料檔案的建設(shè)，也拓展了地質(zhì)資料在信息社會(huì)中的服務(wù)領(lǐng)域。數(shù)字地質(zhì)資料檔案館建設(shè)的信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化發(fā)展，也進(jìn)一步促使了數(shù)字地質(zhì)資料的可持續(xù)發(fā)展，它將會(huì)為江蘇省經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

揚(yáng)州市檔案管理辦法

第一條　為了加強(qiáng)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。第二條　本市行政區(qū)域內(nèi)從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本辦法。第三條　堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。市、縣（市、區(qū)）人民政府應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)納入本地區(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，把檔案信息化建設(shè)納入政府信息化發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入本級財(cái)政預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)。第四條　市、縣（市、區(qū)）檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，并依法進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條　揚(yáng)州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、揚(yáng)州市生態(tài)科技新城、揚(yáng)州市蜀岡-瘦西湖風(fēng)景名勝區(qū)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對本單位形成的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第六條　鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對所屬單位和村（居）民委員會(huì)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　村（居）民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)檔案工作。第七條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第八條　各級各類檔案館負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。市、縣（市、區(qū)）級國家綜合檔案館按照相關(guān)規(guī)定承擔(dān)檔案主管部門委托的檔案工作。第九條　檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)知識，接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，其中檔案專業(yè)人員可以按照有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱。第十條　檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案宣傳教育，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識。鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。第十一條　應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

　　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。

　　市、縣（市、區(qū)）級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定適時(shí)調(diào)整檔案進(jìn)館范圍，并向社會(huì)公布。第十二條　機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機(jī)構(gòu)變動(dòng)或者撤銷、合并等情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

　　國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的，其檔案處置按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。第十三條　各類重大活動(dòng)和重要事件檔案按照以下規(guī)定進(jìn)行管理：

　　（一）重大活動(dòng)的主辦或者承辦單位、重要事件的處理單位應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)檔案的收集、整理、移交工作；

　?。ǘ┲卮蠡顒?dòng)舉辦過程中形成的檔案資料，在活動(dòng)結(jié)束之日起九十日內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交；

　?。ㄈ┲匾录幚磉^程中形成的檔案資料，在事件處理完畢后六十日內(nèi)向主管部門的檔案機(jī)構(gòu)移交，也可以向事件發(fā)生地的國家綜合檔案館移交。向主管部門檔案機(jī)構(gòu)移交的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)向同級國家綜合檔案館送交檔案資料電子文檔和目錄。國家另有規(guī)定的從其規(guī)定。第十四條　工程項(xiàng)目的建設(shè)單位，應(yīng)當(dāng)妥善管理在建設(shè)過程中形成的檔案。

　　城市規(guī)劃區(qū)域內(nèi)工程項(xiàng)目的建設(shè)單位，應(yīng)當(dāng)向所在地城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)登記并接受其檔案檢查和驗(yàn)收，按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)向城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送工程建設(shè)檔案。

　　重點(diǎn)工程項(xiàng)目的建設(shè)單位，應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目的基本概況向同級檔案主管部門備案，依法接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。工程竣工時(shí)，檔案主管部門和有關(guān)主管部門參加檔案驗(yàn)收。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定，向主管部門或者檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送檔案。第十五條　重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目建檔工作，應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃進(jìn)度、成果驗(yàn)收鑒定和評審?fù)?，各類檔案按照國家有關(guān)規(guī)定保存。檔案不完整或者不準(zhǔn)確的，不得驗(yàn)收鑒定。第十六條　文化主管部門應(yīng)當(dāng)建立非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)庫，向檔案館報(bào)送檔案目錄和全文數(shù)據(jù)。市、縣（市、區(qū)）級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)收集非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案，建立專題數(shù)據(jù)庫。第十七條　新聞出版等相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)做好圖片、音像等檔案資料的收集、整理、保管和提供利用工作。

　　機(jī)關(guān)、事業(yè)單位編著出版的書籍、報(bào)刊、音像制品等公開出版物，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)向檔案館送交樣本。

江蘇地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng)軟件簡介

鄭曉光　徐向琴　王傳禮

（江蘇省地質(zhì)資料館，南京210018）

摘要 本文介紹了江蘇地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng)軟件的基本功能及其在涉密地質(zhì)資料解密與轉(zhuǎn)換中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)資料；系統(tǒng)軟件；應(yīng)用

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作的重要任務(wù)之一。完善現(xiàn)場查閱與網(wǎng)上查詢（包括局域網(wǎng)）兩大服務(wù)體系是館藏機(jī)構(gòu)為民、便民、利民服務(wù)的建設(shè)目標(biāo)，也是社會(huì)公眾需求的反映。地質(zhì)資料是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是地質(zhì)工作服務(wù)社會(huì)的主要載體，歸檔入庫后的地質(zhì)資料具檔案屬性，其價(jià)值與作用在于利用。2002年3月19日，國務(wù)院發(fā)布了《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》，將地質(zhì)資料的公開利用作為地質(zhì)資料管理三項(xiàng)基本制度之一。2006年初，出臺的《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》，將推進(jìn)地質(zhì)資料的開發(fā)利用規(guī)定為我國新時(shí)期地質(zhì)工作六大主要任務(wù)之一。由此可見，如何推進(jìn)地質(zhì)資料開發(fā)利用是擺在地質(zhì)資料管理工作者面前急需認(rèn)真研究、急需解決的重要課題之一。

當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用較為廣泛，公眾的閱覽方式與理念已由過去單一的紙質(zhì)閱覽逐步向電子閱覽方式轉(zhuǎn)變。早在20世紀(jì)70年代末，我國地質(zhì)資料管理部門就啟動(dòng)了館藏地質(zhì)資料數(shù)字化工作，現(xiàn)已初步具備了提供電子閱覽的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，因此，研發(fā)館藏電子地質(zhì)資料查閱利用管理系統(tǒng)具有必要性、現(xiàn)實(shí)性和可能性。

1 系統(tǒng)功能用戶需求分析

從地質(zhì)資料管理者與借閱利用者角度分析，研發(fā)系統(tǒng)軟件的主要目的：一是要方便用戶查詢檢索與利用地質(zhì)資料，提高用戶資料查閱利用效率和資料利用率；二是要便于及時(shí)統(tǒng)計(jì)了解地質(zhì)資料服務(wù)的對象情況以及地質(zhì)資料被利用情況，為進(jìn)一步做好主動(dòng)服務(wù)提供參考依據(jù)；三是要提高地質(zhì)資料合規(guī)、合法借閱利用的監(jiān)督力度；四是要提高地質(zhì)資料借閱利用管理現(xiàn)代化水平與地質(zhì)資料安全利用保障程度。因此，系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)應(yīng)以緊貼地質(zhì)資料管理者與利用者的實(shí)際需求為目標(biāo)，應(yīng)滿足如下需求：

（1）便于用戶登錄、檢索、借閱與打印收集資料，尤其對“?？汀迸c“群體”借閱者。

（2）把借閱接待登記表轉(zhuǎn)化為友好的信息采集窗口，從用戶身上采集到有利于統(tǒng)計(jì)分析資料被收集利用等情況的相關(guān)信息。

（3）遵循開放與控制相結(jié)合的原則，最大程度開放公開類資料檢索、借閱、打印，對借閱、打印保密與受保護(hù)的資料增加輔助審核關(guān)口。

（4）對用戶打印收集的資料能進(jìn)行必要的監(jiān)督與提示，出現(xiàn)問題便于追蹤。

（5）借閱與管理過程實(shí)時(shí)監(jiān)控記錄，能重現(xiàn)“歷史”，便于追蹤查明問題，分清責(zé)任。

（6）便于管理員更新維護(hù)存入系統(tǒng)的數(shù)字化資料，對受保護(hù)資料的有效期限能自動(dòng)識別、期前提示、延期更新與到期后自動(dòng)轉(zhuǎn)為非保護(hù)類資料。

（7）條件選擇優(yōu)選下拉菜單或點(diǎn)選方式，記錄、統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果能自動(dòng)生成WORD文檔，減少人工操作，避免人為疏忽，提高速度、效率與準(zhǔn)確率。

（8）重要環(huán)節(jié)的“確定、取消”類操作要有二次確認(rèn)，防止誤操作造成損失與陷入被動(dòng)局面。

（9）界面簡潔友好，操作方便，風(fēng)格寧靜、熱情，用文明禮貌的提示語表達(dá)謝謝合作、反映系統(tǒng)運(yùn)行、引導(dǎo)操作、說明原因等，用人性化設(shè)計(jì)讓用戶感到親切、熱情、心情愉快。

（10）系統(tǒng)要穩(wěn)定，數(shù)據(jù)要安全，便于功能擴(kuò)展。

2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的基本功能

該系統(tǒng)為采用C/S模式運(yùn)行的局域網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)，包含服務(wù)器端和客戶端兩個(gè)子系統(tǒng)。服務(wù)器與客戶端計(jì)算機(jī)通過WINSOCK控件進(jìn)行聯(lián)機(jī)，通訊協(xié)議采用TCP/IP ，通訊端口為1055，服務(wù)器與客戶端計(jì)算機(jī)的通訊命令為自定義的命令。

2.1 客戶端基本功能

客戶端實(shí)現(xiàn)的基本功能有：提供館藏機(jī)構(gòu)簡介、提供館藏資料借閱流程介紹、用戶信息采集、提供現(xiàn)有館藏資料目錄查詢檢索、提供館藏電子地質(zhì)資料借閱申請和閱覽服務(wù)、提供館藏電子地質(zhì)資料的打印申請和限制性打印服務(wù)、提供館藏電子地質(zhì)資料圖形生成及限制性打印服務(wù)、用戶計(jì)算機(jī)鎖定及解鎖等基本功能。其主要功能應(yīng)用如下：

（1）系統(tǒng)登錄?？蛻舳擞?jì)算機(jī)與服務(wù)器聯(lián)機(jī)成功后，用戶在客戶端計(jì)算機(jī)登錄界面上輸入相關(guān)信息后，就可登錄利用該系統(tǒng)。如果用戶準(zhǔn)備連續(xù)幾天都來借閱資料，可以勾選登錄界面中的“連續(xù)一天或多天”選項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)登錄密碼，下次登錄時(shí)可以使用“密碼登錄”功能，只需輸入密碼即可實(shí)現(xiàn)登錄。

（2）資料查詢檢索與閱覽。地質(zhì)資料目錄查詢檢索調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)嵌的地質(zhì)資料目錄檢索系統(tǒng)，查詢檢索需借閱的地質(zhì)資料，獲取檔號，申請調(diào)閱該檔電子地質(zhì)資料。用戶申請借閱的是公益性地質(zhì)資料，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送出該檔電子資料，供用戶閱覽；如用戶申請借閱的是保密或受保護(hù)類資料時(shí)，需經(jīng)管理員審核相關(guān)借閱憑證，通過人機(jī)對話，點(diǎn)擊同意后才能閱覽，不同意時(shí)反饋其原因。用戶可以點(diǎn)擊“頁面”或“書簽”按鈕，以頁面和書簽兩種方式進(jìn)行電子閱覽，用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊文檔內(nèi)容時(shí)會(huì)彈出工具條，供用戶放大、縮小、移動(dòng)頁面等。

（3）打印地質(zhì)資料。用戶需打印所閱覽的地質(zhì)資料某部分時(shí)，可直接在閱覽界面上點(diǎn)擊“申請打印”按鈕，按操作提示，輸入要打印的內(nèi)容頁碼即可打印。系統(tǒng)打印的電子地質(zhì)資料均帶有水印，水印內(nèi)容格式為“某人某年某月某日收集于江蘇省地質(zhì)資料館”。增強(qiáng)收集資料合規(guī)利用的監(jiān)督力度。

2.2 服務(wù)器端基本功能

服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)的基本功能有：電子地質(zhì)資料的涉密情況設(shè)置和專業(yè)類別設(shè)置；電子地質(zhì)資料的存入系統(tǒng)操作與查詢服務(wù)；提供翔實(shí)的系統(tǒng)日志與查詢服務(wù)；按借閱者性別、年齡層、學(xué)歷、職稱，借閱單位類別，借閱目的，被借閱資料的涉密情況、專業(yè)類別、歸屬區(qū)域、服務(wù)項(xiàng)目性質(zhì)等進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，并生成相應(yīng)的表格和圖形，打印和輸出WORD文件、BMP文件；提供電子閱覽室管理日志表的生成、打印和輸出WORD文件；提供電子閱覽室借閱明細(xì)表的生成、打印和輸出WORD文件；提供安全有效的管理員控制功能、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能；提供對客戶端計(jì)算機(jī)實(shí)時(shí)監(jiān)控、管理和服務(wù)等基本功能。其主要功能應(yīng)用如下：

2.2.1 輔助審核

（1）登錄審核：當(dāng)用戶從客戶端計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)登錄時(shí)，服務(wù)器端會(huì)發(fā)出提示音，提示管理員有用戶要求登錄。管理員根據(jù)用戶提供的身份信息決定是否同意該用戶登錄，不同意時(shí)系統(tǒng)彈出輸入框，要求勾選或輸入不同意的原因。

（2）借閱審核：當(dāng)用戶從客戶端計(jì)算機(jī)申請借閱保密或受保護(hù)資料時(shí)，服務(wù)器端會(huì)發(fā)出提示音，提示管理員有用戶要求借閱電子地質(zhì)資料。借閱憑證齊全、有效，點(diǎn)擊同意借閱，發(fā)送出電子資料；反之，點(diǎn)擊不同意借閱，系統(tǒng)彈出輸入框，管理員勾選或輸入不同意的原因告知用戶。

（3）打印審核：當(dāng)用戶從客戶端計(jì)算機(jī)申請打印電子地質(zhì)資料時(shí)，服務(wù)器端會(huì)發(fā)出提示音，提示管理員有用戶要求打印電子地質(zhì)資料。打印申請符合規(guī)定，點(diǎn)擊同意打印，反之，點(diǎn)擊不同意打印，系統(tǒng)彈出輸入框，管理員勾選或輸入不同意的原因告知用戶。

2.2.2 監(jiān)控

當(dāng)客戶端計(jì)算機(jī)已經(jīng)與服務(wù)器相聯(lián)機(jī)，但沒有借閱用戶登錄使用時(shí)，管理員通過服務(wù)器端可以關(guān)閉遠(yuǎn)程客戶端計(jì)算機(jī)。

當(dāng)客戶端計(jì)算機(jī)有借閱用戶正在使用時(shí)，主界面上會(huì)實(shí)時(shí)顯示客戶端計(jì)算機(jī)上用戶的使用狀態(tài)，點(diǎn)擊“查閱”按鈕，即可查閱該計(jì)算機(jī)當(dāng)前借閱用戶的身份信息，以及本次登錄以來的所有使用情況。

2.2.3 借閱記錄查詢

系統(tǒng)日志中保存了所有的借閱用戶的借閱情況，能夠提供從用戶登錄到結(jié)束使用全過程的詳細(xì)信息。點(diǎn)擊主界面上“借閱記錄”按鈕，彈出借閱記錄查詢界面，即可查詢某用戶借閱情況與借閱活動(dòng)過程。

2.2.4 資料借閱利用情況分析統(tǒng)計(jì)

提供對電子、紙質(zhì)及電子+紙質(zhì)地質(zhì)資料的查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能。能夠按時(shí)間和多項(xiàng)附加條件進(jìn)行組合查詢，能夠按借閱者性別、年齡層、學(xué)歷、職稱，借閱單位類別，資料借閱目的，被借閱資料的涉密情況，被借閱資料的專業(yè)類別，資料歸屬區(qū)域，服務(wù)項(xiàng)目性質(zhì)共10種方式對地質(zhì)資料的借閱利用情況進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)，并生成相應(yīng)的報(bào)表和圖形，支持實(shí)時(shí)打印及WORD文件、BMP文件輸出。同時(shí)提供電子閱覽室管理日志表、借閱明細(xì)表的生成、打印和WORD文件輸出功能。上述統(tǒng)計(jì)分析，只需點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕，即可自動(dòng)完成。

2.2.5 數(shù)據(jù)安全

系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性高，客戶端用戶無法拷貝系統(tǒng)所存的地質(zhì)資料；保密與受保護(hù)的電子地質(zhì)資料，未經(jīng)允許，客戶端用戶不能進(jìn)行閱覽和打印。

系統(tǒng)具數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能。系統(tǒng)退出時(shí)，自動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，備份文件存放到C 盤根目錄下。

3 涉密地質(zhì)資料提供社會(huì)利用新要求

多年來，影響地質(zhì)資料公開利用的“瓶頸”之一，就是地質(zhì)資料涉密問題。傳統(tǒng)的地質(zhì)資料管理模式是“按檔定密”管理與提供利用，涉密檔中大量不涉密的文件也只能鎖在庫房里，一定程度上束縛了地質(zhì)資料的公開利用，造成地質(zhì)資料信息資源的浪費(fèi)，地質(zhì)資料應(yīng)有的作用與價(jià)值得不到充分發(fā)揮與體現(xiàn)。為深入落實(shí)地質(zhì)資料公開利用制度，2005年11月1日，國土資源部、國家保密局聯(lián)合印發(fā)了《加強(qiáng)地質(zhì)資料社會(huì)化服務(wù)的若干規(guī)定》?！耙?guī)定”在明確涉密地質(zhì)資料查閱利用需嚴(yán)格執(zhí)行《保守國家秘密法》及相關(guān)規(guī)定外，提出了“按件定密”與提供利用的新思路，也規(guī)定了涉密件中不涉密信息的利用方式，同時(shí)要求地質(zhì)資料管理部門要適時(shí)組織開展館藏涉密地質(zhì)資料清理工作。為深入貫徹落實(shí)《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》，進(jìn)一步推進(jìn)地質(zhì)資料的開發(fā)利用，以及將《加強(qiáng)地質(zhì)資料社會(huì)化服務(wù)的若干規(guī)定》落實(shí)到位，2006年12月29日，國土資源部、國家保密局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于開展涉密地質(zhì)資料清理工作的通知》，部署了館藏涉密地質(zhì)資料清理工作，拉開了我國地質(zhì)資料管理由傳統(tǒng)的“按檔定密”管理與提供利用向“按件定密”管理與提供利用轉(zhuǎn)換的序幕。

根據(jù)“通知”精神與要求，江蘇省地質(zhì)資料館于2007年底前完成了涉密地質(zhì)資料清理工作，梳理清了館藏資料涉密的檔、涉密檔中的涉密件以及文字、附表、圖冊類資料涉密件中涉密事項(xiàng)所在頁數(shù)，為涉密檔中不涉密件以及涉密件中不涉密信息的查閱利用提供了管理依據(jù)。

4 應(yīng)用系統(tǒng)按頁管理功能解密與利用涉密資料

江蘇地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng)軟件管理的地質(zhì)資料，無論是單件還是多件組成的一檔地質(zhì)資料，其數(shù)字化成果均是通過目錄聯(lián)系整合為一個(gè)文件交電子閱覽室系統(tǒng)管理的。該系統(tǒng)對用戶申請借閱的電子地質(zhì)資料具有自動(dòng)識別屏蔽功能，其識別的單位可以是“檔”（一個(gè)電子文件），也可以是某檔中的某頁。

利用該系統(tǒng)自動(dòng)識別屏蔽這一功能，將“按件定密”清理出的涉密地質(zhì)資料細(xì)化成“按頁定密”，建立“檔號（文件名）→ 涉密頁→涉密事項(xiàng)→密級”數(shù)據(jù)庫，替換系統(tǒng)中原有的按檔定密的數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)就可讓用戶自動(dòng)調(diào)閱所申請借閱的資料，其中涉密頁為標(biāo)注有“此頁為涉密內(nèi)容”的空白頁所替換。用戶想調(diào)閱涉密頁內(nèi)容時(shí)，需持有借閱涉密地質(zhì)資料的相關(guān)憑證，管理員審核后，根據(jù)借閱憑證界定的借閱密級，通過人機(jī)對話，點(diǎn)擊同意“借閱秘密（機(jī)密、絕密）資料”按鈕，用戶就可閱覽到相應(yīng)密級的地質(zhì)資料，其中密級按鈕只向下兼容。

5 結(jié)束語

該系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)遵循了地質(zhì)資料借閱規(guī)定與發(fā)展的新要求，體現(xiàn)了開放與控制相結(jié)合，安全、合規(guī)促進(jìn)地質(zhì)資料利用的精神，緊貼地質(zhì)資料借閱管理實(shí)際需求，具有較高的實(shí)用價(jià)值。實(shí)際應(yīng)用效果表明：地質(zhì)資料館藏機(jī)構(gòu)應(yīng)用該系統(tǒng)一可以方便用戶檢索、借閱、打印資料，以及一份資料可供多人同時(shí)借閱，提高了用戶資料查閱利用效率與地質(zhì)資料的利用率；二是通過人機(jī)對話，加強(qiáng)了保密和保護(hù)期內(nèi)資料借閱利用的審核把關(guān)，杜絕人為疏忽，提高了資料合規(guī)借閱保障程度；三是通過應(yīng)用深淺可調(diào)的水印技術(shù)，在用戶打印收集的資料上加蓋水印，具有追蹤意義，提高了資料合規(guī)、合法利用的監(jiān)督力度；四是多目標(biāo)、多時(shí)段自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析功能，極大地提高了資料利用情況統(tǒng)計(jì)分析水平；五是資料查閱利用與管理過程實(shí)時(shí)監(jiān)控記錄功能，提高了地質(zhì)資料查閱利用管理現(xiàn)代化水平與地質(zhì)資料安全利用保障程度。總之，該系統(tǒng)投入應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)資料查閱利用方式現(xiàn)代化變革，即以數(shù)字化資料查閱為主，紙質(zhì)資料查閱為輔，減少紙質(zhì)資料的查閱磨損，有效保護(hù)紙質(zhì)資料原件。也為地質(zhì)資料管理新要求與新的服務(wù)理念全面落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料利用管理模式由單一的按檔管理提供利用，向按件直至按頁管理提供利用的轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支撐，為數(shù)字化涉密地質(zhì)資料的解密、轉(zhuǎn)化與公開利用探索出了一條新路徑。

水利工程技術(shù)檔案信息化管理簡述？

從水利工程管理單位檔案管理的流程來看，水利工程技術(shù)檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項(xiàng)目實(shí)施過程對信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用，更多的技術(shù)文件從項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目開工審批、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目決算、項(xiàng)目歸檔等都直接在電腦上操作，無紙化辦公出現(xiàn)的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的水利技術(shù)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前形勢的需求，對工程技術(shù)檔案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀是：
（一）技術(shù)紙質(zhì)檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，水利工程技術(shù)紙質(zhì)檔案比較完善，這得益于工程基本建設(shè)程序的規(guī)范化程度，工程竣工驗(yàn)收必須先驗(yàn)收工程技術(shù)檔案，使得工程技術(shù)檔案的齊全、完整。
（二）信息化管理起步。現(xiàn)在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，一般是由江蘇省檔案局或是地級市檔案局開發(fā)的兩種，其中也有技術(shù)檔案管理的相關(guān)應(yīng)用。
（三）信息化建設(shè)意識初具。由于檔案紙質(zhì)件的完善和信息化管理軟件的完善，現(xiàn)在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學(xué)歷、精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的年輕人為主，已經(jīng)初步具備一些檔案信息化建設(shè)的意識。
二、水利工程技術(shù)檔案信息化管理過程中發(fā)現(xiàn)的主要問題
目前，水利工程內(nèi)部技術(shù)檔案信息化建設(shè)開始使用計(jì)算機(jī)開展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準(zhǔn)確度，但是依然出現(xiàn)了一些需要解決的問題：
（一）水利檔案管理信息化管理意識不強(qiáng)。長期以來，水利工程建設(shè)、管理部門一直比較注重工程技術(shù)紙質(zhì)檔案的管理，而在新形勢下，對技術(shù)檔案信息化管理工作從未進(jìn)行過專門、系統(tǒng)研究，無論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)，都缺乏最基本信息化管理意識。
（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當(dāng)前，水利技術(shù)檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術(shù)檔案形成的環(huán)節(jié)只是部分實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是整個(gè)流程；另一方面，水利技術(shù)檔案的資料只是個(gè)別實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個(gè)流程的不完整。
（三）檔案信息化系統(tǒng)兼容性不高。水利工程技術(shù)檔案的內(nèi)容涵蓋了工程研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、審查、施工、竣工驗(yàn)收、備案、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及的專業(yè)、部門眾多，這造成每個(gè)專業(yè)、每個(gè)部門所采用的軟件和系統(tǒng)都不一樣，檔案信息化系統(tǒng)難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
（四）檔案信息化管理應(yīng)用不多。雖然當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中涵蓋了部分技術(shù)檔案管理功能，但是由于技術(shù)檔案管理功能的單一和應(yīng)用不便，還僅能提供簡單檢索和查找，在技術(shù)檔案的調(diào)檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術(shù)檔案應(yīng)用時(shí)往往還是查找紙質(zhì)圖紙和技術(shù)資料。
三、水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)完善的幾點(diǎn)建議
技術(shù)檔案信息化建設(shè)的主要作用在于：確定技術(shù)檔案信息化管理的規(guī)則、開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規(guī)范，有效利用區(qū)域網(wǎng)絡(luò)和全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
（一）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化要以檔案行業(yè)管理部門為主，推動(dòng)水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設(shè)，在深入調(diào)研可研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等每個(gè)部門的軟件應(yīng)用情況，從檔案管理和應(yīng)用便捷、高效的角度出發(fā)，對檔案管理軟件特別是水利工程技術(shù)檔案的形成、整理、存檔、查閱、應(yīng)用等功能進(jìn)行系統(tǒng)化整合，促進(jìn)整個(gè)流程的系統(tǒng)化。
（二）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通依靠于同一的要求和準(zhǔn)則，各種數(shù)據(jù)溝通、檔案信息的利用，網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都必須制定一系列完善的標(biāo)準(zhǔn)來加以規(guī)定，經(jīng)過制定和構(gòu)建一套可具操作性、高效便捷的從信息收集、整理、加工、存放到檔案資源的運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保證檔案管理信息化的順利完成。同樣，水利工程技術(shù)檔案管理也需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如，對技術(shù)檔案中文檔的存儲格式、圖紙的存儲格式、查閱的顯示格式、應(yīng)用借閱的方式等都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）一要以制度來推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)方式構(gòu)建各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可分享的數(shù)據(jù)庫；二要以制度來促進(jìn)檔案基礎(chǔ)平臺構(gòu)建，檔案網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和管理系統(tǒng)的研發(fā)運(yùn)用，積極引入技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案信息資源共享的界面，達(dá)到檔案信息化傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化形式；三要以制度來提升管理人員的管理水平，使檔案管理人員積極引入最新的管理方式和信息化的技術(shù)設(shè)施運(yùn)用到檔案管理中，達(dá)到檔案管理信息化、多樣化，保證技術(shù)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確和全面，為技術(shù)檔案有效發(fā)揮其作用提供準(zhǔn)去的信息支撐。
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